Prédécroché
Message audio qui est immédiatement et intégralement lu à la personne qui tente de vous joindre, avant même que votre poste ne commence à sonner.
Il est généralement utilisé pour vous permettre de donner une information indispensable à communiquer à votre interlocuteur, comme par exemple pour indiquer que l’appel est susceptible d’être enregistré.
Exemples :
« Bonjour, [votre société] est joignable [horaires d’ouverture]. Afin de permettre un traitement rapide de votre demande, nous invitons dès à présent à vous munir de votre numéro de client. »
« Bonjour et bienvenue chez [votre société]. Dans le cadre de notre démarche de qualité, cet appel est susceptible d’être enregistré. Vous pouvez refuser cet enregistrement en le signalant simplement à notre conseiller. »
Étant joué avant que l’appel ne vous parvienne, nous vous recommandons de prévoir un message de prédécroché bref et de faire patienter ensuite votre correspondant avec un message d’attente personnalisé
Message d’attente
Message audio qui est diffusé à votre correspondant afin de le faire patienter en remplacement de la tonalité classique.
Il existe deux types de messages d’attente, celui qui :
- Est joué à votre correspondant lorsqu’il vous appelle pendant que votre poste téléphonique sonne.
- Et celui qui se déclenche lorsque vous êtes déjà en ligne avec votre interlocuteur et que vous le mettez manuellement en attente.
Exemples :
“Nous vous prions de bien vouloir patienter quelques instants, nous allons donner suite à votre appel.”
« Veuillez ne pas quitter, nous mettons tout en oeuvre afin d’écourter votre attente. N’hésitez pas à vous rendre sur [votre site internet] afin de consulter notre nouveau catalogue ! »
Le message d’attente est également l’occasion de faire passer un message publicitaire à vos prospects et clients.
Standard automatique SVI appelé aussi Serveur Vocal Interactif ou Menu Vocal
Menu vocal proposant à votre correspondant un choix d’orientations grâce aux touches de son téléphone, afin d’être mis en relation avec un service ou un correspondant en particulier.
Exemples :
« Vous souhaitez être mis en relation avec : Notre Service Commercial, tapez 1. Notre Service Administratif, tapez 2. Notre Service Technique, tapez 3. Pour toute autre demande, merci de patienter. »
« Bonjour et bienvenue chez [votre société]. Si vous n’êtes pas encore client, tapez 1. Si vous êtes déjà client, tapez 2. »
Afin d’améliorer l’expérience de votre interlocuteur, nous vous conseillons de limiter le nombre de différents niveaux de serveurs vocaux.
Répondeur enregistreur
Message diffusé à votre correspondant lorsque vous n’êtes pas disponible.
A l’issue de la lecture de cette annonce, votre correspondant pourra laisser un message sur votre boite vocale.
Exemples :
« Bonjour vous êtes bien en relation avec [votre société], notre agence est ouverte [horaires d’ouverture]. Nous vous invitons
à laisser un message avec votre nom ainsi qu’un numéro sur lequel nous pourrions vous recontacter. »« Bonjour, je ne suis pas disponible pour le moment. Je vous invite à me laisser un message avec vos coordonnées afin que je puisse revenir vers vous dans les meilleurs délais. »
Répondeur simple
Message joué à votre correspondant lorsque vous n’êtes pas disponible.
A l’issue de la lecture de cette annonce, contrairement au répondeur enregistreur, votre interlocuteur n’aura pas la possibilité de vous laisser de message et l’appel s’achèvera donc à ce moment.
Exemples :
« Nos bureaux sont ouverts [horaires d’ouverture], nous vous remercions de renouveler votre appel durant cette plage horaire. »
« Nos bureaux sont exceptionnellement fermés. Pour toute urgence, vous pouvez nous envoyer un email à [votre email]. Nous vous remercions de votre compréhension.»
Dans cette configuration, nous vous conseillons de communiquer des consignes précises afin que votre interlocuteur ne soit pas étonné de l’arrêt de la communication.