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Gérer et configurer l’annuaire dans Manager

Gérer et configurer l’annuaire dans Manager

L’annuaire est accessible depuis l’entrée Gérer de la barre latérale ou directement depuis l’accueil.

Remarque : si vous n’avez pas accès à l’annuaire ou à certaines de ses fonctionnalités, contactez votre administrateur pour vérifier vos permissions. (Plus de détails)

Opérations de base

Créer, renommer ou supprimer un dossier

Accédez à l’annuaire et cliquez sur “Ajouter un dossier” pour en créer un nouveau.
Pour renommer un dossier existant, ouvrez ce dernier et cliquez sur “Renommer ce dossier”, en haut à droite.
Pour supprimer un dossier existant, ouvrez ce dernier et cliquez sur “Supprimer ce dossier”, en haut à droite.

Créer, renommer ou supprimer un contact

Accédez à l’annuaire, ouvrez le dossier dans lequel créer le nouveau contact et cliquez sur “Ajouter un contact” (le nom et le prénom sont obligatoires).
Pour renommer ou supprimer un contact, vous devez accéder à sa fiche (voir le paragraphe suivant).

Fiche d’un contact

Pour accéder à la fiche d’un contact, il suffit de cliquer sur ce dernier.

Afin d’accéder aux informations détaillées et pouvoir les modifier, cliquez sur les détails du contact.

Coordonnées

Dans cette section, vous pouvez voir et modifier :

  • L’emplacement du contact dans les dossiers
  • Son nom et son prénom
  • Ses coordonnées personnelles (numéros de téléphone, adresse e-mail, etc.)

Services associés

Dans cette section, vous pouvez voir les services associés (lignes de téléphone ou fax) au contact, en ajouter ou en supprimer.

Equipements associés

Dans cette section, vous pouvez voir les équipements associés à un contact : poste téléphonique, Keyyo Phone, etc.

Stations de travail associées

Dans cette section, vous pouvez voir les stations de travail associées à un contact.
Une station de travail est un ordinateur sur lequel sont déployées des Keyyo Apps.

Identifiants de messagerie vocale

Dans cette section, vous pouvez voir l’identifiant de messagerie du service de téléphonie par défaut associé au contact. Il s’agit du numéro de la ligne au format international.
Vous pouvez également générer un nouveau mot de passe qui sera envoyé par e-mail au contact. Pensez à renseigner une adresse e-mail dans les coordonnées du contact.

Accès utilisateur

Dans cette section, vous pouvez voir le(s) rôle(s) associé(s) au contact, lui en ajouter ou lui en retirer.
Vous pouvez également envoyer par e-mail au contact un lien de réinitialisation de mot de passe. Pensez à renseigner une adresse e-mail dans les coordonnées du contact.
(Plus de détails sur les accès)

Export de l’annuaire

Il peut être utile de faire un export pour sauvegarder l’annuaire, par exemple avant un import (voir le paragraphe suivant). Pour cela, cliquez sur le bouton “Exporter”, en haut à droite.

Import / Synchronisation de l’annuaire

Pour accéder à cette partie de l’annuaire, cliquez sur le bouton “Synchroniser”, en haut à droite.

Import manuel

Pensez à faire un export de sauvegarde (voir paragraphe précédent) avant tout import.
L’import fonctionne avec un fichier CSV dont le modèle est fourni directement dans le Manager.

Remarques :

  • Chaque contact de l’annuaire possède une clef unique.
  • Il existe deux modes d’import, par ajouts uniquement (mode par défaut) ou non.
  • Pour supprimer des contacts en masse, il suffit de désactiver le mode d’import par défaut (par ajouts uniquement) et de ne pas inclure les lignes correspondantes dans le fichier CSV.
  • Si vous souhaitez mettre à jour des contacts, il suffit de désactiver le mode d’import par défaut (par ajouts uniquement) et de partir du fichier CSV de sauvegarde dans lequel il y aura tous les contacts avec leur clef unique.

Consultez cet article pour plus de détails.

Synchronisation automatique

Il est possible de synchroniser automatiquement vos contacts grâce à Keyyo Directory Sync.
Si vous souhaitez cette option et qu’elle n’est pas présente, contactez le Service Client.