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Keyyo Phone — Enregistrement des appels

Généralités
Windows
macOS
iOS
Android

Généralités

L’enregistrement des appels depuis Keyyo Phone en cours de communication est disponible sur toutes les versions : Windows, macOS, iOS et Android.
L’enregistrement automatique depuis Keyyo Phone des appels est disponible uniquement sur les versions mobiles : iOS et Android.

Windows

Pour démarrer l’enregistrement de l’appel en cours :

Pour arrêter l’enregistrement de l’appel en cours et récupérer l’enregistrement (une fenêtre s’ouvre à la fin de l’enregistrement) :

macOS

Pour démarrer l’enregistrement de l’appel en cours :

Pour arrêter l’enregistrement de l’appel en cours :

Une fenêtre s’ouvre à la fin de l’enregistrement afin de récupérer le fichier :

iOS

Enregistrement des appels en cours de communication

Pour démarrer et arrêter l’enregistrement de l’appel en cours :

Enregistrement automatique des appels

Pour activer ou désactiver l’enregistrement automatique des appels :

Récupération des enregistrements

Les fichiers sont accessibles depuis iTunes.

Android

Enregistrement des appels en cours de communication

Pour démarrer et arrêter l’enregistrement de l’appel en cours :

Enregistrement automatique des appels

Pour activer ou désactiver l’enregistrement automatique des appels :

Récupération des enregistrements

Les fichiers se trouvent dans le dossier “KeyyoPhone” créé sur le stockage interne du téléphone.

Manager : Associer un Keyyo Phone Windows depuis un service

Il est désormais possible d’associer sur Manager un Keyyo Phone Windows depuis un service.

Pour cela, cliquez sur Configurer dans la barre latérale puis choisissez la ligne dans la liste des services.
Sélectionnez alors “Keyyo Phone” puis “Keyyo Phone Windows Edition”.

La liste des stations de travail existantes associées au contact, lui-même associé au service, s’affiche alors :

  • Si vous choisissez d’ajouter une nouvelle station de travail, vous allez être redirigé vers le Store. Laissez-vous alors guider.
  • Si vous choisissez une station de travail existante, vous allez être redirigé vers celle-ci et vous n’aurez plus qu’à sélectionner “Keyyo Phone” dans la liste des applications à installer sur la station de travail.

FAQ de Keyyo Phone pour mobiles et tablettes

Foire aux questions de Keyyo Phone pour mobiles et tablettes

Comment générer mes identifiants Keyyo Phone pour mobile ou tablette ?
Où récupérer les identifiants pour mes applications Keyyo Phone pour mobile ou tablette ?
Où télécharger l’application Keyyo Phone pour iPhone ?
Où télécharger l’application Keyyo Phone pour smartphone Android ?
Où télécharger l’application Keyyo Phone pour iPad ?
Où télécharger l’application Keyyo Phone pour tablette Android ?
Où obtenir de l’aide pour l’application Keyyo Phone pour mobile ou tablette ?

Générer mes identifiants Keyyo Phone pour mobile ou tablette

Si vous êtes client Keyyo, connectez-vous à votre Manager puis aller sur votre ligne depuis l’entrée Configurer de la barre latérale et cliquez sur “Associer un équipement” dans la bandeau.

Sélectionnez alors Keyyo Phone dans “Type d’équipement” et l’application que vous désirez puis “Ajouter” dans “Sélectionnez l’équipement”.

Cliquez enfin sur “Continuer”, cochez la case pour “Conserver le paramétrage de cette ligne sur les autres équipements déjà associés” et validez.

Vous n’avez alors plus qu’à télécharger l’application Keyyo Phone sur votre mobile ou tablette et saisir l’identifiant et le mot de passe générés.

Récupérer les identifiants pour mes applications Keyyo Phone pour mobile ou tablette

Pour retrouver vos identifiants Keyyo Phone pour mobile ou tablette, connectez-vous à votre Manager puis aller sur votre ligne depuis l’entrée Configurer de la barre latérale et allez dans la section “Équipements associés”. Cliquez ensuite sur le bouton de paramétrage de votre Keyyo Phone.

Télécharger l’application Keyyo Phone pour iPhone

Pour installer Keyyo Phone sur votre iPhone, cliquez ici et laissez vous guider.

Télécharger l’application Keyyo Phone pour smartphone Android

Pour installer Keyyo Phone sur votre mobile Android, cliquez ici et laissez vous guider.

Télécharger l’application Keyyo Phone pour iPad

Pour installer Keyyo Phone sur votre iPad, cliquez ici et laissez vous guider.

Télécharger l’application Keyyo Phone pour tablette Android

Pour installer Keyyo Phone sur votre tablette Android, cliquez ici et laissez vous guider.

Obtenir de l’aide pour l’application Keyyo Phone pour mobile ou tablette

Vous pouvez obtenir de l’aide directement depuis l’application elle-même : Paramètres >Aide.

Régler les préférences Keyyo Phone

Sommaire

1. Préférences – Application
2. Préférences – Alertes & Sons

Choisissez Softphone > Préférences. La fenêtre des Préférences s’ouvre.

Vous pouvez configurer votre manière de travailler avec Keyyo Phone.

1. Préférences – Application

Ce panneau vous permet de configurer vos préférences de comportement de l’interface et d’options de connexion.

2. Préférences – Alertes & Sons

Les onglets de cette page vous permettent de contrôler les fenêtres d’alerte d’appel et de configurer les sons.

Alertes

Vous pouvez contrôler l’affichage des alertes selon les cas.

Vous pouvez aussi contrôler comment vous êtes alerté lors de la réception d’un message instantané : soit par une simple popup, soit par l’ouverture complète de la fenêtre de messagerie instantanée.

Sons

Vous pouvez configurer des sons spécifiques pour différentes actions ou événements:

  1. Cochez la case “Activer les sons” et cochez les cases des événements souhaités ou décochez la case “Activer les sons” pour supprimer tous les sons.
  2. Vous pouvez changer le son pour chaque événement; cliquez sur un événement en particulier. Un seul son est disponible par défaut. Vous pouvez importer des sons. Ceux-ci seront ajoutés à la liste des sons sélectionnables lors de la configuration.

FAQ de Keyyo Phone

Foire aux questions de Keyyo Phone

• Mon appel Keyyo Phone ne passe pas ?
• Où télécharger l’application Keyyo Phone pour MAC ?

• Mon appel Keyyo Phone ne passe pas ?

N’ai-je pas oublié de composer le 0 (zéro) ? Exemple : pour « 0123456789 », composez le «00123456789»

Le numéro enregistré dans la fiche de contact n’est pas au format international ? Pour ne pas rencontrer de problème, enregistrez les numéros de vos contacts sous la forme : 33123456789

• Télécharger l’application pour MAC

Pour installer Keyyo Phone sur votre MAC, cliquez ici et laissez vous guider.

Retrouvez plus d’explication pour installer Keyyo Phone sur votre MAC en cliquant ici.

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Keyyo Phone pour iPhone Keyyo Phone pour smartphone Android

Utiliser les onglets Historique, Favoris et Annuaire

Sommaire

1. Historique
2. Favoris
3. Annuaire

1. Historique

Gestion des listes d’appels

Vous pouvez effectuer un clic droit sur un appel du journal pour :

  • Supprimer l’appel.
  • Supprimer tous les appels.
  • Bloquer la personne (pour l’empêcher de vous appeler, envoyer un message ou voir votre statut).
  • Modifier le profil s’il s’agit d’un de vos contacts.
  • Ajouter comme contact. Le formulaire de contact s’affiche.

Emettre un appel depuis l’Historique

Vous pouvez :

  • Effectuer un clic droit sur une entrée du journal pour passer un appel vers cette personne.
  • Effectuer un double-clic pour passer un appel audio.
  • Appeler cette personne pour l’ajouter à une conférence en cours.

2. Favoris

Pour afficher l’onglet « Favoris », allez dans le menu Voir > Afficher favoris.

Vous pouvez créer des favoris depuis votre liste de contacts. Ils seront affichés à la fois dans l’onglet Contacts et celui des Favoris.

Choisissez un contact, puis effectuez un clic droit et sélectionnez « Ajouter aux favoris ».

3. Annuaire

L’onglet Annuaire n’est disponible que si votre administrateur a créé un accès avec l’annuaire d’entreprise.

Attention : Il est important d’enregistrer les numéros des contacts au format international. Exemple: 33123456789

Pour afficher l’onglet Annuaire, allez dans le menu Voir > Afficher annuaire.

Un seul numéro est affiché par contact. D’autres numéros peuvent s’afficher le cas échéant lorsque vous essayer d’appeler ce contact.

Appeler une personne

Effectuez un clic droit sur un contact et choisissez « Appeler » ou « Appel vidéo ». L’appel est déclenché immédiatement.

Créer un contact

Effectuez un clic droit sur un contact et choisissez « Ajouter en tant que contact ». Le formulaire de contact s’affiche, rempli avec les informations déjà présentes dans l’annuaire d’entreprise.

Complétez le formulaire avec toutes les informations manquantes à enregistrer et cliquez sur « OK ».

Si une information dans l’annuaire venait à changer, le contact est automatiquement mis à jour.

Vous pouvez supprimer le contact. Seul le contact est supprimé; cela n’a pas d’impact dans l’annuaire d’entreprise.

Gérer les contacts

Sommaire

1. Remplir la liste de contacts
2. Gérer les contacts et les groupes
3. Utiliser les contacts
4. Partager le statut de présence

L’onglet « Contacts » affiche vos contacts. Chaque contact est affiché avec l’information de présence et des icônes pour appeler en un clic ou envoyer un message instantané.

Si l’onglet « Contacts » n’est pas affiché, dirigez-vous vers le menu « Voir » puis cliquez sur « Afficher les contacts ».

Les contacts sont généralement organisés en groupes. Keyyo Phone plusieurs groupes par défaut. Vous pouvez en ajouter si besoin.

Vous pouvez modifier le détail et affichage de la liste de contacts : depuis le menu principal, choisissez « Contacts » et paramétrez les options souhaitées.

1. Remplir la liste de contacts

A tout moment, mais particulièrement lors de l’installation de Keyyo Phone, vous pouvez remplir votre liste de contacts avec des contacts issus d’une source externe ou des contacts de votre carnet d’adresses Outlook®.

Depuis l’annuaire entreprise Keyyo

Cliquez ici pour suivre la méthodologie dans l’interface Mon Compte.

Quand vous voyez s’afficher « Contacts de l’annuaire », les contacts sont automatiquement mis à jour lorsque l’administrateur effectue une modification ou suppression.

Depuis le carnet d’adresses Microsoft Outlook®

Vous pouvez remplir la liste de contacts Keyyo Phone en important vos contacts Outlook®.

Voir chapitre « Compte Outlook ».

Depuis un import de contacts

Vous pouvez remplir votre liste de contacts Keyyo Phone en important un ou plusieurs fichiers externes. Votre administrateur système a peut-être mis à disposition un fichier d’import sur un serveur. Vous pouvez aussi importer votre(vos) propre(s) fichier(s). Les nouveaux contacts seront ajoutés aux existants.

Vous pouvez importer une liste de contacts depuis :

  • CSV (fichier séparé par des virgules). Utilisez cette méthode pour importer depuis un fichier Microsoft Excel®. Au préalable, vous aurez à mettre en forme un fichier. Voir ci-dessous.
  • vCard (Fichier de type *.VCF). Une vCard est une carte de visite électronique souvent en pièce jointe d’un email.
  • PST : Fichier de liste de contacts Microsoft Outlook® ou Exchange®.

1. Depuis le menu principal, choisissez « Contacts » puis « Importer contact… ». L’assistant se lance.

2. Lorsque vous cliquerez sur le bouton « Finalisez » de l’assistant, les contacts seront mis à jour dans votre liste.

Mettre en forme un fichier Excel pour import

1. Retirez toute ligne d’entête ou d’introduction en haut du fichier. Vous pouvez laisser les textes ou commentaires en bas de fichier car ils ne seront pas pris en compte.

2. Insérez la ligne d’entête spécifiée par Keyyo Phone pour définir chaque colonne :

- « sip-address » : Keyyo Phone utilise la valeur de cette colonne comme adresse à laquelle le contact peut être joint pour le téléphone, ainsi que pour la messagerie instantanée et la gestion de présence (si le protocole SIP est utilisé pour celles-ci).

- « display-name » : Nom d’affichage

- « business number » : Numéro professionnel

- « presence_subscription » : Complétez cette colonne d’une des manières suivantes :

• Si vous ne voulez partager la gestion de présence qu’avec certains de vos contacts, remplissez cette colonne. Saisissez « true » pour les contacts avec qui vous voulez partager la présence. Laissez vide ou saisissez « false » pour les autres. Pendant l’import, vous serez en mesure de choisir de partager la présence qu’avec ces contacts. Keyyo Phone souscrira à la fonction de présence pour ces contacts (en supposant qu’ils supportent le protocole SIP).

• Si vous voulez partage la gestion de présence avec tous vos contacts (ou avec aucun), ignorez cette colonne. Pendant l’import, vous pourrez choisir de partager la fonction avec tous les contacts (ou aucun).

3. Sauvegardez le fichier sous la forme *.csv

Exporter des contacts

Vous pouvez exporter une liste de Contacts en fichier CSV, vCard ou PST.

1. Depuis le menu principal, choisissez « Contacts » puis « Exporter contacts… ». L’assistant d’export se lance.

2. Lorsque vous cliquez sur « Suivant », l’export commence. Le résultat est :

• Pour un export PST, le fichier PST existant est mis à jour avec les données de la liste de contacts Keyyo Phone. Si Outlook® est ouvert, les données apparaissent immédiatement dans les contacts Outlook.

A noter que même si toutes les informations de la liste de contacts Keyyo Phone sont exportées vers Microsoft Outlook® seules certaines seront affichées dans la fenêtre Outlook.

• Pour les autres formats, un nouveau fichier du type demandé est créé.

2. Gérer les contacts et les groupes

Ajouter un contact

Cliquez sur [icône Ajouter_Contact], ou effectuez un clic droit sur un Groupe et choisissez « Ajouter contact au groupe ». La fenêtre de dialogue du Contact apparaît.

Pour saisir un numéro de téléphone, sélectionnez le type, puis saisissez le numéro et cliquez sur « Ajouter ».

Le nouveau numéro s’affiche dans la liste.

Champ Description
Résumé du contact
Afficher comme Si plusieurs noms d’affichage sont disponibles, choisissez celui que vous voulez voir affiché dans la liste de contacts.
Groupe Cliquez pour afficher la liste des groupes. Vérifiez à quels groupes ce contact doit être rattaché.
Présence principale Ce champ s’affiche seulement si le contact possède plus d’un numéro de softphone ou d’une adresse de messagerie instantanée. La présence s’utilise comme suit :

• L’icône dans la liste de contact montre le statut de présence de cette adresse.

• Le clic ou double-clic pour message instantané utilisent cette adresse.

Vous pouvez encore envoyer des messages instantanés à ce contact à ses autres adresses, mais vous devez effectuer un clic droit et choisir depuis le menu proposé.

Numéro de téléphone principal Si le contact possède plus d’un numéro, sélectionnez le numéro principal. Le déclenchement de l’appel à ce numéro s’effectuera avec un clic ou un double-clic.
Autres sections
Nom d’affichage (demandé) Le nom d’affichage pour cette source d’information. Par exemple, le nom d’affichage de la liste de contact XMPP.
Prénom, Nom Optionnels
Méthode Saisissez autant de types que vous voulez :

Saisissez l’adresse de messagerie comme suit :

• si vous utilisez un compte SIP pour la messagerie instantanée et la présence, choisissez « Softphone ».

• Si vous utilisez un compte XMPP pour la messagerie instantanée et la présence, choisissez « Message instantané».

Si vous possédez plus d’un compte pour un type donné, ajoutez le domaine (par exemple 1440@domainA.com) pour vous assurer que le numéro ou l’adresse sera associé au bon compte.

Présence Ce champ est automatiquement rempli quand vous saisissez une adresse dans le champ de softphone ou de message instantané. Il indique que vous partagez l’information de présence à travers cette adresse. L’adresse est aussi affichée dans la liste dans le champ de présence principale (voir plus haut).

Exemple – Contact d’une entreprise utilisant le protocole SIP pour la gestion de présence

Cet exemple montre comment ajouter un collaborateur quand l’entreprise utilise le protocole SIP pour la messagerie instantanée et la gestion de présence.

Cet exemple considère que la présence et la messagerie instantanée sont autorisés sur votre compte SIP.

Saisissez le numéro de bureau du contact ou son numéro court dans le champ Softphone.

Ajouter un contact en utilisant une adresse existante

Vous pouvez ajouter un contact en capturant l’information existante :

  • Si vous êtes en cours d’appel avec un interlocuteur qui n’existe pas dans vos contacts, cliquez sur le bouton « Ajouter comme contact » dans l’écran d’appel.
  • Dans l’onglet « Historique », sélectionnez une entrée qui n’est pas un contact. Effectuez un clic droit et choisissez « Ajouter comme contact ».

La fenêtre de profil du contact s’affiche. Complétez les informations souhaitées et cliquez sur « OK ».

Si le protocole est Softphone ou Jabber, une demande de d’acceptation de statut de présence est envoyée à cette personne.

Consulter les informations d’un contact – Fiche de contact

Cliquez sur un contact pour afficher la fiche du Contact.

Cliquez sur un mode de communication pour déclencher l’action

Modifier la liste de Contacts

Modifier une information du Contact

Pour modifier une information du Contact, effectuez un clic droit sur le Contact et choisissez « Modifier le profil ». La fiche détaillée du Contact s’affiche.

Déplacer ou supprimer un Contact

- Pour déplacer un ou plusieurs contacts vers un autre groupe, sélectionnez-les et faites les glisser vers la barre titre du nouveau groupe.

- Pour supprimer un ou plusieurs contacts, sélectionnez-les, effectuez un clic droit et choisissez « Supprimer contact » ou « Supprimer la sélection ». Les contacts seront supprimés de ce groupe. Si un contact est associé à plusieurs groupes, il sera supprimé de tous les groupes.

Ajouter, supprimer ou renommer un Groupe

Sélectionnez un groupe, effectuez un clic droit et choisissez l’action souhaitée dans le menu. Les contacts qui ne sont associés à aucun groupe apparaissent sous « Contacts hors groupe ». Vous pouvez supprimer mais pas renommer ce groupe.

3. Utiliser les contacts

Passez votre souris sur un contact pour afficher les icônes. Cliquez sur l’icône du « téléphone » pour appeler le contact sur son numéro principal. Ou cliquez l’icône de « message instantané » pour envoyer un message sur son adresse principale de présence enregistrée.

Ou effectuez un clic droit et choisissez depuis le menu.

Double-cliquez pour appeler ou envoyer un message (suivant votre choix dans Préférences > Application).

Vous pouvez voir le statut de présence du contact, si le contact possède une adresse softphone ou de messagerie instantanée.

Voir la table de description des statuts.

4. Partager le statut de présence

Vous pouvez partager votre statut de présence avec les contacts qui possèdent une adresse softphone, et vous pouvez aussi paramétrer Keyyo Phone pour voir le statut des autres contacts. Les statuts les plus courants sont disponibles : en communication, occupé, etc.

Partager son statut de présence

Voir le statut des autres

Pour voir le statut d’un contact, il faut que la présence ait été configurée pour ce contact :

  • Si vous créez un contact via le profil de contact et que vous ajoutez une adresse SIP dans le champ Softphone, Keyyo Phone obtiendra automatiquement l’information de statut pour cette adresse.
  • Si vous créez des contacts en important une liste, vous pouvez spécifier pendant l’import si vous désirez le partage de statut de présence.
  • Si vous créez un compte Outlook pour importer vos contacts vers Keyyo Phone, ces derniers seront configurés pour partager leur statut si vous effectuez correctement la correspondance des champs lors de l’import.

Lorsque vous choisissez de partager le statut de présence, Keyyo Phone envoie une demande de notification au contact. La demande est là pour vous donner l’autorisation de voir le statut. Si la personne accepte la demande, l’icône à côté du nom affichera le statut de présence.

Autoriser une demande de partage de présence

Quand l’autre personne accepte la demande de notification, votre nom est ajouté à sa liste de contacts. Aussitôt, une demande vous est envoyée pour l’autoriser à voir votre propre statut. Le système accepte automatiquement et celui-ci peut alors voir votre statut de présence.

Recevoir une demande de partage de statut

Une personne ne faisant pas partie de votre liste de contacts peut vous ajouter dans sa propre liste en saisissant votre adresse Softphone. Dans ce cas, Keyyo Phone recevra une demande de partage de statut. Cette demande peut être gérée de deux façons :

  • Si vous avez paramétré une règle de confidentialité avant d’avoir été contacté, vous ne recevrez jamais cette demande. Keyyo Phone répondra automatiquement à la demande selon la règle que vous avez établie.
  • Si vous n’avez pas encore paramétré de règle pour cette personne ou son domaine, la demande s’affichera comme une demande de partage de statut de présence.

Vous devez répondre à la demande :

Action Bouton Commentaire Résultat
Créer un nouveau contact Autoriser Cette option est sélectionnée si vous n’avez pas de contact possédant cette adresse SIP. Autoriser la demande et créer un nouveau contact en utilisant cette adresse.

Cette autorisation vous permettra de ne plus être importuné par d’autres demandes de cette personne. En outre, Keyyo Phone enverra de manière automatique votre propre demande à cette personne pour voir son statut de présence.

Mise à jour d’un contact existant Autoriser Cette option est sélectionnée si vous avez déjà un contact possédant cette adresse SIP mais avec qui vous ne partagiez pas le statut de présence. Autoriser la demande et ajouter cette adresse à un contact existant (si Keyyo Phone a trouvé la correspondance).

En outre, Keyyo Phone enverra de manière automatique votre propre demande à cette personne pour voir son statut de présence.

L’une ou l’autre des options Bloquer Bloquer la demande.

Cette personne ne sera pas autorisée à vous contacter depuis cette adresse.

L’une ou l’autre des options Ignorer Ignorer cette demande.

L’autre personne ne verra pas votre statut de présence. Elle ne sera pas incluse à vos paramétrages de confidentialité.

Cette demande est susceptible d’apparaître de nouveau durant cette session ou une ultérieure.

Choisir son statut de présence

Cliquez sur la flèche à droite de l’indicateur de présence de Keyyo Phone, et choisissez le statut :

Paramétrer des statuts

Vous pouvez créer un statut personnalisé : cliquez sur la flèche à droite de l’indicateur de présence, et double-cliquez sur l’un des statuts existants ; saisissez votre statut personnalisé.

Indicateurs de statut

Indicateur Description de votre statut Signification de ce statut
Disponible L’un ou l’autre :

- Vous avez sélectionné ce statut.

- Keyyo Phone a identifié que vous étiez connecté mais pas en communication ou inactif.

Avec ce statut, Keyyo Phone détecte si vous êtes inactif ou en communication et effectue  automatiquement le changement adéquat.

Vous pouvez contacter cette personne.
Occupé Vous avez sélectionné ce statut. Keyyo Phone ne modifiera jamais ce statut de manière automatique. Vous devez le faire manuellement. Vous pouvez contacter cette personne.
Absent Vous avez sélectionné ce statut. Keyyo Phone ne modifiera jamais ce statut de manière automatique. Vous devez le faire manuellement. Vous pouvez contacter cette personne.
En communication L’un ou l’autre :

- Vous avez sélectionné ce statut. Dans ce cas, Keyyo Phone ne modifiera ce statut jamais de manière automatique. Vous devez le faire manuellement.

- Vous avez commencé une communication alors que votre statut était « Disponible ». Lorsque votre appel se termine, votre statut revient à « Disponible ».

Vous pouvez contacter cette personne.
Ne pas déranger Vous avez sélectionné ce statut. Keyyo Phone ne modifiera jamais ce statut de manière automatique. Vous devez le faire manuellement. Vous ne pouvez pas contacter cette personne.
Indisponible pour appels Vous avez sélectionné ce statut. Keyyo Phone ne modifiera jamais ce statut de manière automatique. Vous devez le faire manuellement. Vous ne pouvez pas contacter cette personne.
Inactif Vous n’avez pas déplacé votre souris, cliqué ou appuyé sur une touche du clavier pour une certaine durée de temps. Pour configurer cette durée, allez dans Softphone > Préférences > Application.

Dès que vous effectuez un clic, votre statut change à « Disponible ».

Vous pouvez contacter cette personne.
Déconnecté Vous avez sélectionné ce statut. L’autre personne vous voit déconnecté, même si vous êtes en ligne. L’autre personne ne peut faire  la distinction entre le statut volontaire ou le fait que vous soyez réellement déconnecté. Le contact n’est pas connecté ou ne désire pas partager son statut de présence.
Pas d’icône Vous ne voyez pas le statut de la personne.

Utiliser la messagerie instantanée Keyyo Phone

Sommaire

1. Messagerie instantanée
2. Diffuser un message instantané
3. Consulter l’Historique des messages instantanés

1. Messagerie instantanée

Envoyer un message instantané

1. Vous pouvez envoyer un message instantané à un contact qui possède un softphone.

Depuis l’onglet Contacts Effectuez un clic droit sur le contact et choisissez « Envoyer un message ». Le contact doit impérativement avoir une adresse softphone.

Ou cliquez sur l’icône d’envoi de message qui doit apparaître à la droite du nom du contact.

Depuis un appel en cours Si la personne est un contact, choisissez « Envoyer un message » depuis le menu déroulant de la fenêtre d’appel.
Depuis une conférence en cours Si le participant est un contact, choisissez « Envoyer un message » depuis le menu déroulant du participant.

2. Saisissez le message. Vous pouvez, si vous le souhaitez, mettre le texte en forme ou insérer des émoticônes.

Pour insérer un retour à la ligne dans le message, appuyez sur Entrée (vous pouvez configurer le comportement des touches Entrée et Ctrl-Entrée dans le menu Softphone / Préférences / Application).

3. Cliquez sur « Envoyer ».

Réception d’un message

Quand un message instantané est reçu, soit la fenêtre de messagerie instantanée soit l’alerte d’appel s’affiche. Pour configurer laquelle des deux fenêtres s’ouvre, choisissez dans Softphone / Préférences / Application.

2. Diffuser un message instantané

Vous pouvez envoyer un message instantané à plusieurs personnes en même temps. Cette fonctionnalité est différente d’un Groupe de discussion.

  • ici, chaque destinataire peut répondre au message, mais vous seulement pourrez voir les réponses; les autres destinataires ne pourront pas lire les réponses.
  • avec un Groupe de discussion, toutes les personnes voient tous les messages.

1. Sélectionnez les destinataires à partir de l’onglet Contacts selon une des manières suivantes :

- Sélectionnez un ou plusieurs contacts de la manière habituelle (en utilisant Shift-clic ou Ctrl+clic et/ou Shift+Ctrl+clic)
- Sélectionnez un ou plusieurs groupes de la manière habituelle.

2. Effectuez un clic droit et choisissez « Diffuser message instantané ». La fenêtre d’envoi de « Diffusion de message instantané » s’ouvre.

Cliquez pour ajouter plus de contacts. Les noms d’affichage de tous les contacts ou groupes sélectionnés sont listés. Les contacts n’ayant pas de softphone ne sont pas inclus dans la liste.

3. Saisissez votre message. Vous pouvez, si vous le souhaitez, mettre le texte en forme ou insérer des émoticônes.

Pour insérer un retour à la ligne dans le message, appuyez sur Entrée (vous pouvez configurer le comportement des touches Entrée et Ctrl-Entrée dans le menu Softphone / Préférences / Application).

4. Appuyez sur « Envoyer » ou Entrée. Le message est envoyé et la fenêtre se referme.

Un destinataire peut vous envoyer une réponse, celle-ci s’affichera dans la fenêtre de message instantané. Vous serez alors dans le cadre d’une conversation classique de messagerie instantanée (avec un seul interlocuteur).

3. Consulter l’Historique des messages instantanés

Vous pouvez consulter vos messages récents avec n’importe quel contact. Effectuez une des actions suivantes :

  • dans le menu, cliquez sur « Voir » puis « Archive des messages ».
  • ou effectuez un clic droit sur un contact et choisissez « Afficher l’historique des messages ».

Emettre des appels avec Keyyo Phone

Sommaire

1. Lancer et quitter Keyyo Phone
2. Description de la page d’accueil de Keyyo Phone
3. Passer un appel
4. Gérer les appels entrants
5. Gérer les appels en cours
6. Transférer un appel
7. Gérer les appels visio
8. Appels en conférence
9. Messagerie vocale
10. Renvois d’appels
11. Superviser votre Groupe de travail

1. Lancer et quitter Keyyo Phone

Si Keyyo Phone n’est pas déjà ouvert, lancez l’application comme n’importe quel autre programme : via le menu Windows « Tous les programmes », ou l’icône « Keyyo Phone » sur Bureau, ou encore en cliquant sur l’icône dans le « Keyyo Store ».

Pour quitter Keyyo Phone, tapez « Ctrl Q ».

2. Description de la page d’accueil de Keyyo Phone

Menu « Softphone »

- Préférences : Ces réglages contrôlent votre façon d’utiliser Keyyo Phone.

- Déconnexion : Déconnecte l’application du réseau.

- Quitter : Pour fermer l’application. Vous pouvez aussi utiliser le raccourci « Ctrl Q ».

Menu « Voir »

Permet de configurer l’affichage de Keyyo Phone, d’accéder aux messages archivés, de voir votre groupe de travail.

Menu « Contacts »

Permet de gérer les contacts.

Menu « Actions »

Liste les actions disponibles, en fonction de « l’état » de Keyyo Phone. Par exemple, si un contact est sélectionné, ce menu liste toutes les actions qu’il est possible d’effectuer avec ce contact.

Menu « Aide »

Met à disposition différents outils d’aide en ligne.

Barre d’outils Keyyo Phone

La barre d’outils possède plusieurs boutons, dont celui d’indicateur de messages en attente et d’appels manqués. Passez la souris sur chacun des boutons pour lire leur description en infobulle.

Réception d’une demande de dialogue

Si la fonction de Présence est activée, vous pouvez recevoir à tout moment une demande de dialogue. Rendez-vous au chapitre « Partager le statut Disponible ».

3. Passer un appel

Passer un appel comme décrit dans le tableau ci-dessous. L’appel sortant ouvre sa propre fenêtre, sous toute autre fenêtre d’appel déjà ouverte. Vous entendrez une sonnerie pendant que Keyyo Phone établira la connexion.

Action Origine Description
En tapant le numéro Depuis votre clavier ou les touches du Keyyo Phone 1. Saisissez le numéro de téléphone dans le champ de recherche.S’il s’agit d’une adresse softphone, saisissez l’adresse entière (6045551212@domainA.com) ou juste le numéro (6045551212).

Pendant la saisie, une suggestion pour compléter peut s’afficher. Sélectionnez la suggestion ou continuez votre saisie.

2. Cliquez le bouton d’appel ou appuyez sur Entrée.

Glisser-Déposer un contact ou un appel antérieur Depuis les Contacts ou l’onglet Historique Faites glisser un contact ou un appel depuis l’onglet Historique des appels.
Clic droit sur un contact ou un appel antérieur Depuis les Contacts ou l’onglet Historique Effectuez un clic droit sur un contact ou un appel de l’Historique et choisissez Appeler.
Double clic sur un contact Depuis l’onglet Contacts Les contacts ont une action programmée pour les double-clics qui déclenchent soit un appel soit un message instantané.
Simple clic sur un contact Depuis l’onglet Contacts Passez la souris sur le contact pour afficher le bouton de Click-to-call. Cliquez sur le bouton d’appel pour lancer l’appel sur le numéro principal de ce contact.
Double clic sur un appel antérieur Depuis l’onglet Historique Effectuez un double-clic sur un appel de la liste. L’appel sera déclenché.
Recomposer un numéro Depuis le bouton Rappel - Si le champ de recherche est vide, cliquez sur le bouton d’appel.- ou cliquez sur la flèche dans le champ de recherche et sélectionnez un appel récent. L’appel sera déclenché.
Composer un numéro Depuis les touches de Keyyo Phone 1. Si le clavier n’est pas affiché, cliquez sur le bouton d’affichage du clavier.2. Composez le numéro à l’aide du clavier.

3. Cliquez sur le bouton d’appel pour déclencher l’appel.

Depuis un message instantané Fenêtre de messages instantanés Cliquez sur le menu en haut de la fenêtre d’envoi de messages instantanés et choisissez « Appel ».

Gérer les appels vers un Standard automatique (SVI)

Si votre appel est dirigé vers un standard automatique (SVI) et que vous connaissez quels menus vous devez sélectionner, vous pouvez paramétrer ces choix dans le numéro à composer :

  • Avant le premier choix de menu, ajouter au moins un « P » majuscule.
  • Vous pouvez ajouter d’autres « P ». A chaque « P » Keyyo Phone attend 1 seconde avant d’envoyer le chiffre/nombre/caractère suivant.
  • A la fin de la saisie vous devez ajouter un point virgule.

Exemples :

Pour composer un numéro, ajouter un délai de 3 secondes puis composer 44, saisissez comme suit : 0104551212PPP44;

Pour composer un numéro, ajouter un délai de 6 secondes puis composer 1 puis 3 puis 2, avec 2 secondes de délai pour chaque, saisissez comme suit : 0104551212PPPPPP1PP3PP2;

De lettres en chiffres

Vous pouvez saisir des lettres et Keyyo Phone les convertira en chiffres lors du passage d’appel :

Transformer les lettres par des chiffres (on/off)

Saisissez le numéro de téléphone en utilisant soit des chiffres soit des lettres

Quand vous cliquez sur Appeler, la fenêtre d’appel s’ouvre et l’appel est déclenché. Le numéro sera affiché sous forme de chiffres.

Numéro masqué

Vous pouvez masquer votre numéro pour que votre interlocuteur ne voie pas votre identité.

Votre identifiant sera caché pour tout appel sortant jusqu’à ce que vous décochiez sur « Cacher mon numéro ».

Cochez ou décochez « Cacher mon numéro »

Passer un deuxième appel

Vous pouvez passer un deuxième appel. Il n’y a pas de limite au nombre d’appels que vous pouvez passer, néanmoins la qualité audio et vidéo sera dégradée à cause des limitations de votre PC.

Passer votre 1er appel normalement

L’appel en cours est automatiquement placé en attente

Nouvel appel en cours

Passez d’un appel à l’autre en cliquant sur « Reprendre » sur la fenêtre désirée. L’appel ainsi sélectionné passe en actif et l’autre est mis en attente.

4. Gérer les appels entrants

Keyyo Phone doit être lancé pour répondre aux appels entrants. Il suffit qu’il soit actif dans votre barre système. Si Keyyo Phone n’est pas lancé, les appels entrants seront dirigés vers votre messagerie vocale.

L’appel entrant s’affiche dans une fenêtre indépendante. La fenêtre d’alerte d’appel s’affiche aussi. Pour plus d’informations sur le paramétrage des alertes, rendez-vous au chapitre « Préférences ».

Cliquez. Si vous avez un appel en cours, celui-ci sera mis automatiquement en attente. Vous pouvez maintenant parler avec votre nouvel interlocuteur.

Ou cliquez sur l’icône « Transférer », le champ de saisie d’appel s’affiche. Saisissez le nom ou le numéro vers lequel vous souhaitez transférer et cliquez sur « Transmettre ».

Ou cliquez sur « Refuser ». Un signal d’occupation retentira. L’appel sera transférer vers votre messagerie vocale.

Voici une alerte pour un appel audio seulement:

Répondre automatiquement

Cochez ou décochez « Répondre automatiquement »

La fonction « Répondre automatiquement » est initialement configurée pour répondre après 1 sonnerie, et d’envoyer seulement l’appel audio quand la communication est établie. Pour modifier cette configuration, rendez-vous dans le menu Softphone > Préférences > Automatisation des appels.

Cette fonction est automatiquement désactivée dès que Keyyo Phone est déconnecté.

5. Gérer les appels en cours

Mettre fin à un appel

Cliquez sur « Terminer » pour mettre fin à l’appel (et ce, si l’appel est en cours ou en attente). La fenêtre d’appel disparaît au bout de quelques secondes.

6. Transférer un appel

Transfert en aveugle

L’appel est mis en attente et le champ de saisie d’appel apparaît.

Si le bouton n’affiche pas « Transmettre », cliquez sur la flèche et sélectionnez « Transmettre ».

L’appel peut prend fin immédiatement.

Ou il s’affiche « Transfert en cours » : dans ce cas, ne raccrochez pas immédiatement. Si l’autre personne ne répond pas, l’appel reviendra vers vous.

Transfert accompagné

Vous pouvez tout d’abord appeler la personne cible, puis cliquez sur « Transmettre » pour terminer le transfert.

L’appel est mis en attente et le champ de saisie d’appel apparaît.

Saisissez un nom ou un numéro, ou faites glisser un contact dans le champ. Puis cliquez sur « Appeler d’abord».

Keyyo Phone appelle la personne cible.

Vous pouvez décrocher le second appel et revenir au premier.

Quand la personne cible répond, le bouton « Transférer » devient cliquable.

Quand vous êtes prêt, cliquez sur « Transférer ». La fenêtre d’appel disparaît.

Ou si la personne cible ne souhaite pas prendre l’appel, cliquez sur « Annuler » et revenez au premier appel.

7. Gérer les appels visio

Passer un appel visio

Les appels avec Keyyo Phone peuvent être passés sans caméra, mais une caméra vidéo est indispensable pour permettre à vos contacts d’avoir une image. Keyyo Phone fonctionne avec la plupart des caméras vidéo USB.

- Depuis le tableau principal

Cliquez sur la flèche et sélectionnez « Appel vidéo ».

- Depuis la liste de Contacts ou l’Historique

Choisissez « Appel vidéo »

Ajouter la vidéo pendant l’appel

Si vous possédez une caméra, vous pouvez ajouter la vidéo à un appel commencé en mode audio.

Cliquez sur l’icône « Vidéo » dans la fenêtre d’appel. Quand vous ajoutez la vidéo, les interlocuteurs sont alors libres d’activer ou non leur caméra.

Ajout de la vidéo par l’appelant

Si vos interlocuteurs activent la vidéo, votre fenêtre vidéo s’ouvre automatiquement et affiche l’image. Vous êtes libre d’activer ou non votre vidéo en cliquant sur l’icône .

Mettre en pause et reprendre la vidéo

Cliquez sur « Terminer vidéo » dans la fenêtre d’appel ou fermer la fenêtre de vidéo pour mettre en pause.

Cliquez sur « Lancer vidéo » pour reprendre la vidéo. La fenêtre de vidéo sera de nouveau affichée.

8. Appels en conférence

Créer une conférence téléphonique

- Depuis le tableau principal

Saisissez le numéro ou l’adresse

Ou faites glisser un contact ou un élément de l’Historique

Ou sélectionnez depuis la liste des appels récents

Puis choisissez « Commencer une conférence téléphonique »

- Depuis un appel en cours

Depuis 1 appel en cours

Depuis 2 appels en cours

Gérer une conférence téléphonique

Ajouter plus de participants

Vous pouvez ajouter plus de participants à une conférence en cours par les moyens suivants :

- Effectuez un clic droit sur un contact ou un élément de l’Historique et choisissez « Ajouter à une conférence ».

- Dans la fenêtre de conférence, entrez le nom dans le champ de saisie d’appel et cliquez sur « Ajouter ».

- Ajoutez dans un appel séparé de la conférence, et dans la fenêtre d’appel cliquez sur la flèche et choisissez « Mettre en conférence ». L’interlocuteur est ajouté à la conférence.

Envoyer un message instantané

Cliquez sur la flèche à côté d’un nom de participant et choisissez « Envoyer un message instantané ».

Retirer un participant

Pour retirer un participant de la conférence, cliquez sur la flèche à côté du nom d’un participant et choisissez « Séparer ». Le participant est retiré de la conférence et basculé vers un appel séparé.

Mettre fin à une conférence

Pour raccrochez l’ensemble des participants, choisissez « Terminer » de la fenêtre de conférence.

Suspendre une conférence

Pour suspendre une conférence, choisissez « Suspendre » dans le menu de conférence. Tous les participants sont mis en attente.

Si vous devez parler à un participant séparément, mettez la conférence en attente, retirez le participant de la conférence et reprenez l’appel. Quand vous êtes prêt, rajoutez ce participant dans la conférence.

Visio Conférences

Les appels avec Keyyo Phone peuvent être passés sans caméra, mais une caméra vidéo est indispensable pour permettre à vos contacts d’avoir une image. Keyyo Phone fonctionne avec la plupart des caméras vidéo USB.

Ajouter la vidéo à une conférence

Quand vous commencez une conférence à partir d’appels en cours, la vidéo est automatiquement activée si au moins un des appels a déjà la vidéo et qu’elle est envoyée à tous les participants.

Quand vous commencez une conférence sans aucun appel en cours, la vidéo n’est pas active. Vous pouvez ouvrir votre fenêtre de vidéo et choisir d’ajouter la vidéo à tout moment. La vidéo est envoyée à tous les participants.

Comment une vidéo est partagée ?

L’organisateur de la conférence sert d’hôte pour toute nouvelle vidéo. Tout ce que l’organisateur reçoit est envoyé aux autres participants.

Si l’organisateur fait une pause ou arrête la vidéo, les autres participants ne bénéficient plus de la vidéo.

9. Messagerie vocale

L’icône de Messagerie vocale est affichée dans la barre d’outils. L’icône peut afficher le nombre de message en attente de lecture. Vous pouvez cliquer sur l’icône pour vous connecter automatiquement à la messagerie vocale et écouter vos messages.

Icône de messagerie vocale

10. Renvois d’appels

Vous pouvez activer ou désactiver le renvoi pour que vos appels soient automatiquement redirigés vers un autre numéro. Vous pouvez paramétrer le renvoi permanent ou seulement sur occupation.

Via Mon Compte ou CallPad.

11. Superviser votre Groupe de travail

Le Groupe de travail vous donne une vue détaillée de l’activité téléphonique de votre équipe.

La fonction Groupe de travail nécessite une configuration préalable (Réf. Comment composer un Groupe de travail). Après quoi, dirigez-vous dans le menu « Voir » puis choisissez « Groupe de travail ».

La fenêtre « Groupe de travail » contient beaucoup des fonctionnalités de celle de la liste de Contacts.

Superviser, intercepter et rejoindre

- Appel entrant

Un membre du Groupe reçoit un appel entrant.

- Appel sortant

Un membre du Groupe émet un appel sortant. Vous ne pouvez pas rejoindre la conférence tant que l’appel n’est pas établi.

- Appel en cours

Un membre du Groupe est en communication.