Communications Manager est l’interface qui vous permet de gérer l’ensemble de vos lignes et services Keyyo.
Dans cette vidéo, découvrez comment configurer un numéro d’accueil en Groupe d’Appel.
Pour plus de vidéos, consultez le site web.
Communications Manager est l’interface qui vous permet de gérer l’ensemble de vos lignes et services Keyyo.
Dans cette vidéo, découvrez comment configurer un numéro d’accueil en Groupe d’Appel.
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Un groupe d’appels est un numéro qui distribue automatiquement les appels entrants vers les numéros des collaborateurs faisant partie du groupe.
La prise en compte des renvois d’appel (vers messagerie, sur non réponse ou inconditionnel) de chaque ligne membre du groupe d’appels est paramétrable à partir de la rubrique Mon standard, zone Mon compte.
A noter : Lors d’un appel vers un groupe d’appels le renvoi vers un autre groupe d’appels n’est jamais pris en compte. Dans le cadre du groupe d’appels, l’appel n’est pas renvoyé vers les messageries.
Le délai de renvoi de chaque ligne membre du groupe est pris en compte dans la distribution des appels entrants (par défaut il est de 20 secondes).
Au terme du nombre de cycles fixé, si l’appel n’est pas répondu, il sera basculé vers la messagerie choisie parmi celle d’une des lignes du groupe.
Les différents modes de routage du groupe d’appels :
1. Simultané
2. Séquentiel
3. Successif
La configuration idéale pour un service commercial de plusieurs collaborateurs.
Tous les postes des collaborateurs au sein du groupe d’appels sonnent en même temps. La durée de sonnerie de chaque poste correspond à son délai de renvoi. Le nombre de cycles d’appel sur l’ensemble des postes composant le groupe d’appels est paramétrable de 1 à 9.
Exemple de configuration :
Lors d’un appel vers (G), les postes (A), (B), (C) et (E) vont sonner en même temps pendant une durée respective de 25, 10, 20 secondes et 2min (durée de sonnerie d’une ligne fixe), 3 fois de suite. Au terme de ce cycle qui durera 6 minutes, l’appel sera dirigé vers la Messagerie Vocale de (B).
Attention : si un poste est renvoyé vers un téléphone mobile et à défaut de réponse, la messagerie du poste mobile prendra la communication au terme du premier cycle d’appel et le groupe d’appels s’arrêtera.
La configuration idéale pour le standard de votre entreprise.
Les postes de chaque collaborateur vont sonner individuellement, chacun leur tour, en utilisant le même ordre à chaque nouvel appel.
Cet ordre est paramétrable et peut être modifié à tout moment en cliquant sur les flèches rouges. La durée de sonnerie de chaque poste est configurable pour l’ensemble du groupe.
Le nombre de cycles d’appel sur l’ensemble des postes du groupe est paramétrable de 1 à 9.
Le délai de renvoi est pris en compte à condition qu’il soit inférieur au paramètre de durée de sonnerie entre chaque poste
En désactivant la fonction Double Appel de chacun des postes (pour cela, veuillez vous référer au mode d’emploi de l’équipement que vous utilisez), l’appel entrant ignorera les postes déjà occupés et ne fera sonner que les postes des collaborateurs disponibles.
Exemple de configuration :
Lors d’un 1er appel vers (G), le poste (A) va sonner 10 secondes, puis le (B) 10 secondes, le (C) 10 secondes et le (E) 10 secondes, 3 fois de suite. Au terme de ces 3 cycles qui auront duré 2 minutes, l’appel sera dirigé vers la Messagerie Vocale de (B).
Lors d’un 2nd appel vers (G), le poste (A) va sonner 10 secondes, puis le (B) 10 secondes, le (C) 10 secondes et le (E) 10 secondes, 3 fois de suite. Au terme de ces 3 cycles qui auront duré 2 minutes, l’appel sera dirigé vers la Messagerie Vocale de (B).
La configuration idéale pour une répartition homogène des appels.
Les postes de chaque collaborateur vont sonner individuellement, chacun leur tour, en poursuivant l’ordre à chaque nouvel appel.
Cet ordre est paramétrable et peut être modifié à tout moment en cliquant sur les flèches rouges.
La durée de sonnerie de chaque poste est configurable pour l’ensemble du groupe. Le nombre de cycles d’appel sur l’ensemble des postes du groupe est paramétrable de 1 à 9.
Le délai de renvoi est pris en compte à condition qu’il soit inférieur au paramètre de durée de sonnerie entre chaque poste.
En désactivant la fonction Double Appel de chacun des postes (pour cela, veuillez vous référer au mode d’emploi de l’équipement que vous utilisez), l’appel entrant ignorera les postes déjà occupés et ne fera sonner que les postes des collaborateurs disponibles.
Exemple de configuration :
Lors d’un 1er appel vers (G), le poste (A) va sonner 10 secondes, puis le (B) 10 secondes, le (C) 10 secondes et le (E) 10 secondes, 3 fois de suite. Au terme de ces 3 cycles qui auront duré 2 minutes, l’appel sera dirigé vers la Messagerie Vocale de (B).
Lors d’un 2nd appel vers (G), le poste (B) va sonner 10 secondes, puis le (C) 10 secondes, le (E) 10 secondes et enfin le (A) 10 secondes, 3 fois de suite. Au terme de ces cycles qui auront duré 2 minutes, l’appel sera dirigé vers la Messagerie Vocale de (B).
Pour effectuer une programmation horaire d’un numéro d’accueil, veuillez suivre les 4 étapes listées ci-après.
Vous pouvez également consulter la vidéo tutorielle sur le sujet.
Remarque : un profil est une règle de routage des appels ; cela peut être un Groupe d’appel ou un Standard automatique SVI ou bien une File d’attente. Ce profil peut être associé à une règle horaire.
Le principe est de créer des profils de programmation.
Dans le tableau, les règles sont ordonnées par ordre de priorité (la plus prioritaire étant placée en haut).
Le profil actif apparaît sur fond vert.
Il existe un profil par défaut (« Profil par défaut »).
Depuis le Manager :
Cliquez sur le bouton « Créer un nouveau profil ».
Il est également possible de dupliquer un profil existant : il suffit de cliquer sur l’icône .
Vous pouvez ensuite l’éditer en cliquant sur son icône .
Cliquez sur la section Règles horaires.
Vous allez définir des tranches horaires pendant lesquelles un routage particulier doit être appliqué. En dehors de ces tranches, le profil par défaut sera systématiquement appliqué.
Pour créer un nouveau routage horaire utilisant les profils que vous avez créés auparavant :