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Emettre des appels avec Keyyo Phone

Sommaire

1. Lancer et quitter Keyyo Phone
2. Description de la page d’accueil de Keyyo Phone
3. Passer un appel
4. Gérer les appels entrants
5. Gérer les appels en cours
6. Transférer un appel
7. Gérer les appels visio
8. Appels en conférence
9. Messagerie vocale
10. Renvois d’appels
11. Superviser votre Groupe de travail

1. Lancer et quitter Keyyo Phone

Si Keyyo Phone n’est pas déjà ouvert, lancez l’application comme n’importe quel autre programme : via le menu Windows « Tous les programmes », ou l’icône « Keyyo Phone » sur Bureau, ou encore en cliquant sur l’icône dans le « Keyyo Store ».

Pour quitter Keyyo Phone, tapez « Ctrl Q ».

2. Description de la page d’accueil de Keyyo Phone

Menu « Softphone »

- Préférences : Ces réglages contrôlent votre façon d’utiliser Keyyo Phone.

- Déconnexion : Déconnecte l’application du réseau.

- Quitter : Pour fermer l’application. Vous pouvez aussi utiliser le raccourci « Ctrl Q ».

Menu « Voir »

Permet de configurer l’affichage de Keyyo Phone, d’accéder aux messages archivés, de voir votre groupe de travail.

Menu « Contacts »

Permet de gérer les contacts.

Menu « Actions »

Liste les actions disponibles, en fonction de « l’état » de Keyyo Phone. Par exemple, si un contact est sélectionné, ce menu liste toutes les actions qu’il est possible d’effectuer avec ce contact.

Menu « Aide »

Met à disposition différents outils d’aide en ligne.

Barre d’outils Keyyo Phone

La barre d’outils possède plusieurs boutons, dont celui d’indicateur de messages en attente et d’appels manqués. Passez la souris sur chacun des boutons pour lire leur description en infobulle.

Réception d’une demande de dialogue

Si la fonction de Présence est activée, vous pouvez recevoir à tout moment une demande de dialogue. Rendez-vous au chapitre « Partager le statut Disponible ».

3. Passer un appel

Passer un appel comme décrit dans le tableau ci-dessous. L’appel sortant ouvre sa propre fenêtre, sous toute autre fenêtre d’appel déjà ouverte. Vous entendrez une sonnerie pendant que Keyyo Phone établira la connexion.

Action Origine Description
En tapant le numéro Depuis votre clavier ou les touches du Keyyo Phone 1. Saisissez le numéro de téléphone dans le champ de recherche.S’il s’agit d’une adresse softphone, saisissez l’adresse entière (6045551212@domainA.com) ou juste le numéro (6045551212).

Pendant la saisie, une suggestion pour compléter peut s’afficher. Sélectionnez la suggestion ou continuez votre saisie.

2. Cliquez le bouton d’appel ou appuyez sur Entrée.

Glisser-Déposer un contact ou un appel antérieur Depuis les Contacts ou l’onglet Historique Faites glisser un contact ou un appel depuis l’onglet Historique des appels.
Clic droit sur un contact ou un appel antérieur Depuis les Contacts ou l’onglet Historique Effectuez un clic droit sur un contact ou un appel de l’Historique et choisissez Appeler.
Double clic sur un contact Depuis l’onglet Contacts Les contacts ont une action programmée pour les double-clics qui déclenchent soit un appel soit un message instantané.
Simple clic sur un contact Depuis l’onglet Contacts Passez la souris sur le contact pour afficher le bouton de Click-to-call. Cliquez sur le bouton d’appel pour lancer l’appel sur le numéro principal de ce contact.
Double clic sur un appel antérieur Depuis l’onglet Historique Effectuez un double-clic sur un appel de la liste. L’appel sera déclenché.
Recomposer un numéro Depuis le bouton Rappel - Si le champ de recherche est vide, cliquez sur le bouton d’appel.- ou cliquez sur la flèche dans le champ de recherche et sélectionnez un appel récent. L’appel sera déclenché.
Composer un numéro Depuis les touches de Keyyo Phone 1. Si le clavier n’est pas affiché, cliquez sur le bouton d’affichage du clavier.2. Composez le numéro à l’aide du clavier.

3. Cliquez sur le bouton d’appel pour déclencher l’appel.

Depuis un message instantané Fenêtre de messages instantanés Cliquez sur le menu en haut de la fenêtre d’envoi de messages instantanés et choisissez « Appel ».

Gérer les appels vers un Standard automatique (SVI)

Si votre appel est dirigé vers un standard automatique (SVI) et que vous connaissez quels menus vous devez sélectionner, vous pouvez paramétrer ces choix dans le numéro à composer :

  • Avant le premier choix de menu, ajouter au moins un « P » majuscule.
  • Vous pouvez ajouter d’autres « P ». A chaque « P » Keyyo Phone attend 1 seconde avant d’envoyer le chiffre/nombre/caractère suivant.
  • A la fin de la saisie vous devez ajouter un point virgule.

Exemples :

Pour composer un numéro, ajouter un délai de 3 secondes puis composer 44, saisissez comme suit : 0104551212PPP44;

Pour composer un numéro, ajouter un délai de 6 secondes puis composer 1 puis 3 puis 2, avec 2 secondes de délai pour chaque, saisissez comme suit : 0104551212PPPPPP1PP3PP2;

De lettres en chiffres

Vous pouvez saisir des lettres et Keyyo Phone les convertira en chiffres lors du passage d’appel :

Transformer les lettres par des chiffres (on/off)

Saisissez le numéro de téléphone en utilisant soit des chiffres soit des lettres

Quand vous cliquez sur Appeler, la fenêtre d’appel s’ouvre et l’appel est déclenché. Le numéro sera affiché sous forme de chiffres.

Numéro masqué

Vous pouvez masquer votre numéro pour que votre interlocuteur ne voie pas votre identité.

Votre identifiant sera caché pour tout appel sortant jusqu’à ce que vous décochiez sur « Cacher mon numéro ».

Cochez ou décochez « Cacher mon numéro »

Passer un deuxième appel

Vous pouvez passer un deuxième appel. Il n’y a pas de limite au nombre d’appels que vous pouvez passer, néanmoins la qualité audio et vidéo sera dégradée à cause des limitations de votre PC.

Passer votre 1er appel normalement

L’appel en cours est automatiquement placé en attente

Nouvel appel en cours

Passez d’un appel à l’autre en cliquant sur « Reprendre » sur la fenêtre désirée. L’appel ainsi sélectionné passe en actif et l’autre est mis en attente.

4. Gérer les appels entrants

Keyyo Phone doit être lancé pour répondre aux appels entrants. Il suffit qu’il soit actif dans votre barre système. Si Keyyo Phone n’est pas lancé, les appels entrants seront dirigés vers votre messagerie vocale.

L’appel entrant s’affiche dans une fenêtre indépendante. La fenêtre d’alerte d’appel s’affiche aussi. Pour plus d’informations sur le paramétrage des alertes, rendez-vous au chapitre « Préférences ».

Cliquez. Si vous avez un appel en cours, celui-ci sera mis automatiquement en attente. Vous pouvez maintenant parler avec votre nouvel interlocuteur.

Ou cliquez sur l’icône « Transférer », le champ de saisie d’appel s’affiche. Saisissez le nom ou le numéro vers lequel vous souhaitez transférer et cliquez sur « Transmettre ».

Ou cliquez sur « Refuser ». Un signal d’occupation retentira. L’appel sera transférer vers votre messagerie vocale.

Voici une alerte pour un appel audio seulement:

Répondre automatiquement

Cochez ou décochez « Répondre automatiquement »

La fonction « Répondre automatiquement » est initialement configurée pour répondre après 1 sonnerie, et d’envoyer seulement l’appel audio quand la communication est établie. Pour modifier cette configuration, rendez-vous dans le menu Softphone > Préférences > Automatisation des appels.

Cette fonction est automatiquement désactivée dès que Keyyo Phone est déconnecté.

5. Gérer les appels en cours

Mettre fin à un appel

Cliquez sur « Terminer » pour mettre fin à l’appel (et ce, si l’appel est en cours ou en attente). La fenêtre d’appel disparaît au bout de quelques secondes.

6. Transférer un appel

Transfert en aveugle

L’appel est mis en attente et le champ de saisie d’appel apparaît.

Si le bouton n’affiche pas « Transmettre », cliquez sur la flèche et sélectionnez « Transmettre ».

L’appel peut prend fin immédiatement.

Ou il s’affiche « Transfert en cours » : dans ce cas, ne raccrochez pas immédiatement. Si l’autre personne ne répond pas, l’appel reviendra vers vous.

Transfert accompagné

Vous pouvez tout d’abord appeler la personne cible, puis cliquez sur « Transmettre » pour terminer le transfert.

L’appel est mis en attente et le champ de saisie d’appel apparaît.

Saisissez un nom ou un numéro, ou faites glisser un contact dans le champ. Puis cliquez sur « Appeler d’abord».

Keyyo Phone appelle la personne cible.

Vous pouvez décrocher le second appel et revenir au premier.

Quand la personne cible répond, le bouton « Transférer » devient cliquable.

Quand vous êtes prêt, cliquez sur « Transférer ». La fenêtre d’appel disparaît.

Ou si la personne cible ne souhaite pas prendre l’appel, cliquez sur « Annuler » et revenez au premier appel.

7. Gérer les appels visio

Passer un appel visio

Les appels avec Keyyo Phone peuvent être passés sans caméra, mais une caméra vidéo est indispensable pour permettre à vos contacts d’avoir une image. Keyyo Phone fonctionne avec la plupart des caméras vidéo USB.

- Depuis le tableau principal

Cliquez sur la flèche et sélectionnez « Appel vidéo ».

- Depuis la liste de Contacts ou l’Historique

Choisissez « Appel vidéo »

Ajouter la vidéo pendant l’appel

Si vous possédez une caméra, vous pouvez ajouter la vidéo à un appel commencé en mode audio.

Cliquez sur l’icône « Vidéo » dans la fenêtre d’appel. Quand vous ajoutez la vidéo, les interlocuteurs sont alors libres d’activer ou non leur caméra.

Ajout de la vidéo par l’appelant

Si vos interlocuteurs activent la vidéo, votre fenêtre vidéo s’ouvre automatiquement et affiche l’image. Vous êtes libre d’activer ou non votre vidéo en cliquant sur l’icône .

Mettre en pause et reprendre la vidéo

Cliquez sur « Terminer vidéo » dans la fenêtre d’appel ou fermer la fenêtre de vidéo pour mettre en pause.

Cliquez sur « Lancer vidéo » pour reprendre la vidéo. La fenêtre de vidéo sera de nouveau affichée.

8. Appels en conférence

Créer une conférence téléphonique

- Depuis le tableau principal

Saisissez le numéro ou l’adresse

Ou faites glisser un contact ou un élément de l’Historique

Ou sélectionnez depuis la liste des appels récents

Puis choisissez « Commencer une conférence téléphonique »

- Depuis un appel en cours

Depuis 1 appel en cours

Depuis 2 appels en cours

Gérer une conférence téléphonique

Ajouter plus de participants

Vous pouvez ajouter plus de participants à une conférence en cours par les moyens suivants :

- Effectuez un clic droit sur un contact ou un élément de l’Historique et choisissez « Ajouter à une conférence ».

- Dans la fenêtre de conférence, entrez le nom dans le champ de saisie d’appel et cliquez sur « Ajouter ».

- Ajoutez dans un appel séparé de la conférence, et dans la fenêtre d’appel cliquez sur la flèche et choisissez « Mettre en conférence ». L’interlocuteur est ajouté à la conférence.

Envoyer un message instantané

Cliquez sur la flèche à côté d’un nom de participant et choisissez « Envoyer un message instantané ».

Retirer un participant

Pour retirer un participant de la conférence, cliquez sur la flèche à côté du nom d’un participant et choisissez « Séparer ». Le participant est retiré de la conférence et basculé vers un appel séparé.

Mettre fin à une conférence

Pour raccrochez l’ensemble des participants, choisissez « Terminer » de la fenêtre de conférence.

Suspendre une conférence

Pour suspendre une conférence, choisissez « Suspendre » dans le menu de conférence. Tous les participants sont mis en attente.

Si vous devez parler à un participant séparément, mettez la conférence en attente, retirez le participant de la conférence et reprenez l’appel. Quand vous êtes prêt, rajoutez ce participant dans la conférence.

Visio Conférences

Les appels avec Keyyo Phone peuvent être passés sans caméra, mais une caméra vidéo est indispensable pour permettre à vos contacts d’avoir une image. Keyyo Phone fonctionne avec la plupart des caméras vidéo USB.

Ajouter la vidéo à une conférence

Quand vous commencez une conférence à partir d’appels en cours, la vidéo est automatiquement activée si au moins un des appels a déjà la vidéo et qu’elle est envoyée à tous les participants.

Quand vous commencez une conférence sans aucun appel en cours, la vidéo n’est pas active. Vous pouvez ouvrir votre fenêtre de vidéo et choisir d’ajouter la vidéo à tout moment. La vidéo est envoyée à tous les participants.

Comment une vidéo est partagée ?

L’organisateur de la conférence sert d’hôte pour toute nouvelle vidéo. Tout ce que l’organisateur reçoit est envoyé aux autres participants.

Si l’organisateur fait une pause ou arrête la vidéo, les autres participants ne bénéficient plus de la vidéo.

9. Messagerie vocale

L’icône de Messagerie vocale est affichée dans la barre d’outils. L’icône peut afficher le nombre de message en attente de lecture. Vous pouvez cliquer sur l’icône pour vous connecter automatiquement à la messagerie vocale et écouter vos messages.

Icône de messagerie vocale

10. Renvois d’appels

Vous pouvez activer ou désactiver le renvoi pour que vos appels soient automatiquement redirigés vers un autre numéro. Vous pouvez paramétrer le renvoi permanent ou seulement sur occupation.

Via Mon Compte ou CallPad.

11. Superviser votre Groupe de travail

Le Groupe de travail vous donne une vue détaillée de l’activité téléphonique de votre équipe.

La fonction Groupe de travail nécessite une configuration préalable (Réf. Comment composer un Groupe de travail). Après quoi, dirigez-vous dans le menu « Voir » puis choisissez « Groupe de travail ».

La fenêtre « Groupe de travail » contient beaucoup des fonctionnalités de celle de la liste de Contacts.

Superviser, intercepter et rejoindre

- Appel entrant

Un membre du Groupe reçoit un appel entrant.

- Appel sortant

Un membre du Groupe émet un appel sortant. Vous ne pouvez pas rejoindre la conférence tant que l’appel n’est pas établi.

- Appel en cours

Un membre du Groupe est en communication.

Transférer un appel avec le Switchboard

Pour transférer un appel vers un contact, plusieurs possibilités au choix :

  • Transfert accompagné
  • Transfert aveugle

1. Effectuer un transfert accompagné vers un contact

  • Décrochez l’appel entrant
  • Appelez votre contact (le 1er appel sera automatiquement placé en attente)
  • Transférer l’appel selon les possibilités suivantes au choix :

- par “Drag & Drop”

Faites glisser un appel sur l’autre :

- par le Menu

Effectuez un clic droit sur un des deux appels et sélectionnez “Transférer” dans le menu :

- par le Bouton

Cliquez sur le bouton “Transférer”  et l’appel en cours sera transféré vers l’appel en attente :

S’il y a plus de 2 appels en cours / en attente, sélectionnez le correspondant vers lequel transférer l’appel dans la liste proposée et cliquez sur “OK” :

2. Effectuer un transfert aveugle vers un contact

- Effectuez un “Drag & Drop” vers l’icône du contact.

Si le type d’icône est sans détail, l’appel sera transféré sur le numéro par défaut du contact.

Si le type d’icône affiche le détail des numéros, il est possible de transférer précisément sur un numéro.

- Effectuez un “Drag & Drop” avec le bouton droit vers l’icône du contact et sélectionnez le numéro vers lequel transférer dans le menu.

Cette méthode convient lorsque le type d’affichage des contacts est sans détail.