Gérer les contacts

Sommaire

1. Remplir la liste de contacts
2. Gérer les contacts et les groupes
3. Utiliser les contacts
4. Partager le statut de présence

L’onglet « Contacts » affiche vos contacts. Chaque contact est affiché avec l’information de présence et des icônes pour appeler en un clic ou envoyer un message instantané.

Si l’onglet « Contacts » n’est pas affiché, dirigez-vous vers le menu « Voir » puis cliquez sur « Afficher les contacts ».

Les contacts sont généralement organisés en groupes. Keyyo Phone plusieurs groupes par défaut. Vous pouvez en ajouter si besoin.

Vous pouvez modifier le détail et affichage de la liste de contacts : depuis le menu principal, choisissez « Contacts » et paramétrez les options souhaitées.

1. Remplir la liste de contacts

A tout moment, mais particulièrement lors de l’installation de Keyyo Phone, vous pouvez remplir votre liste de contacts avec des contacts issus d’une source externe ou des contacts de votre carnet d’adresses Outlook®.

Depuis l’annuaire entreprise Keyyo

Cliquez ici pour suivre la méthodologie dans l’interface Mon Compte.

Quand vous voyez s’afficher « Contacts de l’annuaire », les contacts sont automatiquement mis à jour lorsque l’administrateur effectue une modification ou suppression.

Depuis le carnet d’adresses Microsoft Outlook®

Vous pouvez remplir la liste de contacts Keyyo Phone en important vos contacts Outlook®.

Voir chapitre « Compte Outlook ».

Depuis un import de contacts

Vous pouvez remplir votre liste de contacts Keyyo Phone en important un ou plusieurs fichiers externes. Votre administrateur système a peut-être mis à disposition un fichier d’import sur un serveur. Vous pouvez aussi importer votre(vos) propre(s) fichier(s). Les nouveaux contacts seront ajoutés aux existants.

Vous pouvez importer une liste de contacts depuis :

  • CSV (fichier séparé par des virgules). Utilisez cette méthode pour importer depuis un fichier Microsoft Excel®. Au préalable, vous aurez à mettre en forme un fichier. Voir ci-dessous.
  • vCard (Fichier de type *.VCF). Une vCard est une carte de visite électronique souvent en pièce jointe d’un email.
  • PST : Fichier de liste de contacts Microsoft Outlook® ou Exchange®.

1. Depuis le menu principal, choisissez « Contacts » puis « Importer contact… ». L’assistant se lance.

2. Lorsque vous cliquerez sur le bouton « Finalisez » de l’assistant, les contacts seront mis à jour dans votre liste.

Mettre en forme un fichier Excel pour import

1. Retirez toute ligne d’entête ou d’introduction en haut du fichier. Vous pouvez laisser les textes ou commentaires en bas de fichier car ils ne seront pas pris en compte.

2. Insérez la ligne d’entête spécifiée par Keyyo Phone pour définir chaque colonne :

- « sip-address » : Keyyo Phone utilise la valeur de cette colonne comme adresse à laquelle le contact peut être joint pour le téléphone, ainsi que pour la messagerie instantanée et la gestion de présence (si le protocole SIP est utilisé pour celles-ci).

- « display-name » : Nom d’affichage

- « business number » : Numéro professionnel

- « presence_subscription » : Complétez cette colonne d’une des manières suivantes :

• Si vous ne voulez partager la gestion de présence qu’avec certains de vos contacts, remplissez cette colonne. Saisissez « true » pour les contacts avec qui vous voulez partager la présence. Laissez vide ou saisissez « false » pour les autres. Pendant l’import, vous serez en mesure de choisir de partager la présence qu’avec ces contacts. Keyyo Phone souscrira à la fonction de présence pour ces contacts (en supposant qu’ils supportent le protocole SIP).

• Si vous voulez partage la gestion de présence avec tous vos contacts (ou avec aucun), ignorez cette colonne. Pendant l’import, vous pourrez choisir de partager la fonction avec tous les contacts (ou aucun).

3. Sauvegardez le fichier sous la forme *.csv

Exporter des contacts

Vous pouvez exporter une liste de Contacts en fichier CSV, vCard ou PST.

1. Depuis le menu principal, choisissez « Contacts » puis « Exporter contacts… ». L’assistant d’export se lance.

2. Lorsque vous cliquez sur « Suivant », l’export commence. Le résultat est :

• Pour un export PST, le fichier PST existant est mis à jour avec les données de la liste de contacts Keyyo Phone. Si Outlook® est ouvert, les données apparaissent immédiatement dans les contacts Outlook.

A noter que même si toutes les informations de la liste de contacts Keyyo Phone sont exportées vers Microsoft Outlook® seules certaines seront affichées dans la fenêtre Outlook.

• Pour les autres formats, un nouveau fichier du type demandé est créé.

2. Gérer les contacts et les groupes

Ajouter un contact

Cliquez sur [icône Ajouter_Contact], ou effectuez un clic droit sur un Groupe et choisissez « Ajouter contact au groupe ». La fenêtre de dialogue du Contact apparaît.

Pour saisir un numéro de téléphone, sélectionnez le type, puis saisissez le numéro et cliquez sur « Ajouter ».

Le nouveau numéro s’affiche dans la liste.

Champ Description
Résumé du contact
Afficher comme Si plusieurs noms d’affichage sont disponibles, choisissez celui que vous voulez voir affiché dans la liste de contacts.
Groupe Cliquez pour afficher la liste des groupes. Vérifiez à quels groupes ce contact doit être rattaché.
Présence principale Ce champ s’affiche seulement si le contact possède plus d’un numéro de softphone ou d’une adresse de messagerie instantanée. La présence s’utilise comme suit :

• L’icône dans la liste de contact montre le statut de présence de cette adresse.

• Le clic ou double-clic pour message instantané utilisent cette adresse.

Vous pouvez encore envoyer des messages instantanés à ce contact à ses autres adresses, mais vous devez effectuer un clic droit et choisir depuis le menu proposé.

Numéro de téléphone principal Si le contact possède plus d’un numéro, sélectionnez le numéro principal. Le déclenchement de l’appel à ce numéro s’effectuera avec un clic ou un double-clic.
Autres sections
Nom d’affichage (demandé) Le nom d’affichage pour cette source d’information. Par exemple, le nom d’affichage de la liste de contact XMPP.
Prénom, Nom Optionnels
Méthode Saisissez autant de types que vous voulez :

Saisissez l’adresse de messagerie comme suit :

• si vous utilisez un compte SIP pour la messagerie instantanée et la présence, choisissez « Softphone ».

• Si vous utilisez un compte XMPP pour la messagerie instantanée et la présence, choisissez « Message instantané».

Si vous possédez plus d’un compte pour un type donné, ajoutez le domaine (par exemple 1440@domainA.com) pour vous assurer que le numéro ou l’adresse sera associé au bon compte.

Présence Ce champ est automatiquement rempli quand vous saisissez une adresse dans le champ de softphone ou de message instantané. Il indique que vous partagez l’information de présence à travers cette adresse. L’adresse est aussi affichée dans la liste dans le champ de présence principale (voir plus haut).

Exemple – Contact d’une entreprise utilisant le protocole SIP pour la gestion de présence

Cet exemple montre comment ajouter un collaborateur quand l’entreprise utilise le protocole SIP pour la messagerie instantanée et la gestion de présence.

Cet exemple considère que la présence et la messagerie instantanée sont autorisés sur votre compte SIP.

Saisissez le numéro de bureau du contact ou son numéro court dans le champ Softphone.

Ajouter un contact en utilisant une adresse existante

Vous pouvez ajouter un contact en capturant l’information existante :

  • Si vous êtes en cours d’appel avec un interlocuteur qui n’existe pas dans vos contacts, cliquez sur le bouton « Ajouter comme contact » dans l’écran d’appel.
  • Dans l’onglet « Historique », sélectionnez une entrée qui n’est pas un contact. Effectuez un clic droit et choisissez « Ajouter comme contact ».

La fenêtre de profil du contact s’affiche. Complétez les informations souhaitées et cliquez sur « OK ».

Si le protocole est Softphone ou Jabber, une demande de d’acceptation de statut de présence est envoyée à cette personne.

Consulter les informations d’un contact – Fiche de contact

Cliquez sur un contact pour afficher la fiche du Contact.

Cliquez sur un mode de communication pour déclencher l’action

Modifier la liste de Contacts

Modifier une information du Contact

Pour modifier une information du Contact, effectuez un clic droit sur le Contact et choisissez « Modifier le profil ». La fiche détaillée du Contact s’affiche.

Déplacer ou supprimer un Contact

- Pour déplacer un ou plusieurs contacts vers un autre groupe, sélectionnez-les et faites les glisser vers la barre titre du nouveau groupe.

- Pour supprimer un ou plusieurs contacts, sélectionnez-les, effectuez un clic droit et choisissez « Supprimer contact » ou « Supprimer la sélection ». Les contacts seront supprimés de ce groupe. Si un contact est associé à plusieurs groupes, il sera supprimé de tous les groupes.

Ajouter, supprimer ou renommer un Groupe

Sélectionnez un groupe, effectuez un clic droit et choisissez l’action souhaitée dans le menu. Les contacts qui ne sont associés à aucun groupe apparaissent sous « Contacts hors groupe ». Vous pouvez supprimer mais pas renommer ce groupe.

3. Utiliser les contacts

Passez votre souris sur un contact pour afficher les icônes. Cliquez sur l’icône du « téléphone » pour appeler le contact sur son numéro principal. Ou cliquez l’icône de « message instantané » pour envoyer un message sur son adresse principale de présence enregistrée.

Ou effectuez un clic droit et choisissez depuis le menu.

Double-cliquez pour appeler ou envoyer un message (suivant votre choix dans Préférences > Application).

Vous pouvez voir le statut de présence du contact, si le contact possède une adresse softphone ou de messagerie instantanée.

Voir la table de description des statuts.

4. Partager le statut de présence

Vous pouvez partager votre statut de présence avec les contacts qui possèdent une adresse softphone, et vous pouvez aussi paramétrer Keyyo Phone pour voir le statut des autres contacts. Les statuts les plus courants sont disponibles : en communication, occupé, etc.

Partager son statut de présence

Voir le statut des autres

Pour voir le statut d’un contact, il faut que la présence ait été configurée pour ce contact :

  • Si vous créez un contact via le profil de contact et que vous ajoutez une adresse SIP dans le champ Softphone, Keyyo Phone obtiendra automatiquement l’information de statut pour cette adresse.
  • Si vous créez des contacts en important une liste, vous pouvez spécifier pendant l’import si vous désirez le partage de statut de présence.
  • Si vous créez un compte Outlook pour importer vos contacts vers Keyyo Phone, ces derniers seront configurés pour partager leur statut si vous effectuez correctement la correspondance des champs lors de l’import.

Lorsque vous choisissez de partager le statut de présence, Keyyo Phone envoie une demande de notification au contact. La demande est là pour vous donner l’autorisation de voir le statut. Si la personne accepte la demande, l’icône à côté du nom affichera le statut de présence.

Autoriser une demande de partage de présence

Quand l’autre personne accepte la demande de notification, votre nom est ajouté à sa liste de contacts. Aussitôt, une demande vous est envoyée pour l’autoriser à voir votre propre statut. Le système accepte automatiquement et celui-ci peut alors voir votre statut de présence.

Recevoir une demande de partage de statut

Une personne ne faisant pas partie de votre liste de contacts peut vous ajouter dans sa propre liste en saisissant votre adresse Softphone. Dans ce cas, Keyyo Phone recevra une demande de partage de statut. Cette demande peut être gérée de deux façons :

  • Si vous avez paramétré une règle de confidentialité avant d’avoir été contacté, vous ne recevrez jamais cette demande. Keyyo Phone répondra automatiquement à la demande selon la règle que vous avez établie.
  • Si vous n’avez pas encore paramétré de règle pour cette personne ou son domaine, la demande s’affichera comme une demande de partage de statut de présence.

Vous devez répondre à la demande :

Action Bouton Commentaire Résultat
Créer un nouveau contact Autoriser Cette option est sélectionnée si vous n’avez pas de contact possédant cette adresse SIP. Autoriser la demande et créer un nouveau contact en utilisant cette adresse.

Cette autorisation vous permettra de ne plus être importuné par d’autres demandes de cette personne. En outre, Keyyo Phone enverra de manière automatique votre propre demande à cette personne pour voir son statut de présence.

Mise à jour d’un contact existant Autoriser Cette option est sélectionnée si vous avez déjà un contact possédant cette adresse SIP mais avec qui vous ne partagiez pas le statut de présence. Autoriser la demande et ajouter cette adresse à un contact existant (si Keyyo Phone a trouvé la correspondance).

En outre, Keyyo Phone enverra de manière automatique votre propre demande à cette personne pour voir son statut de présence.

L’une ou l’autre des options Bloquer Bloquer la demande.

Cette personne ne sera pas autorisée à vous contacter depuis cette adresse.

L’une ou l’autre des options Ignorer Ignorer cette demande.

L’autre personne ne verra pas votre statut de présence. Elle ne sera pas incluse à vos paramétrages de confidentialité.

Cette demande est susceptible d’apparaître de nouveau durant cette session ou une ultérieure.

Choisir son statut de présence

Cliquez sur la flèche à droite de l’indicateur de présence de Keyyo Phone, et choisissez le statut :

Paramétrer des statuts

Vous pouvez créer un statut personnalisé : cliquez sur la flèche à droite de l’indicateur de présence, et double-cliquez sur l’un des statuts existants ; saisissez votre statut personnalisé.

Indicateurs de statut

Indicateur Description de votre statut Signification de ce statut
Disponible L’un ou l’autre :

- Vous avez sélectionné ce statut.

- Keyyo Phone a identifié que vous étiez connecté mais pas en communication ou inactif.

Avec ce statut, Keyyo Phone détecte si vous êtes inactif ou en communication et effectue  automatiquement le changement adéquat.

Vous pouvez contacter cette personne.
Occupé Vous avez sélectionné ce statut. Keyyo Phone ne modifiera jamais ce statut de manière automatique. Vous devez le faire manuellement. Vous pouvez contacter cette personne.
Absent Vous avez sélectionné ce statut. Keyyo Phone ne modifiera jamais ce statut de manière automatique. Vous devez le faire manuellement. Vous pouvez contacter cette personne.
En communication L’un ou l’autre :

- Vous avez sélectionné ce statut. Dans ce cas, Keyyo Phone ne modifiera ce statut jamais de manière automatique. Vous devez le faire manuellement.

- Vous avez commencé une communication alors que votre statut était « Disponible ». Lorsque votre appel se termine, votre statut revient à « Disponible ».

Vous pouvez contacter cette personne.
Ne pas déranger Vous avez sélectionné ce statut. Keyyo Phone ne modifiera jamais ce statut de manière automatique. Vous devez le faire manuellement. Vous ne pouvez pas contacter cette personne.
Indisponible pour appels Vous avez sélectionné ce statut. Keyyo Phone ne modifiera jamais ce statut de manière automatique. Vous devez le faire manuellement. Vous ne pouvez pas contacter cette personne.
Inactif Vous n’avez pas déplacé votre souris, cliqué ou appuyé sur une touche du clavier pour une certaine durée de temps. Pour configurer cette durée, allez dans Softphone > Préférences > Application.

Dès que vous effectuez un clic, votre statut change à « Disponible ».

Vous pouvez contacter cette personne.
Déconnecté Vous avez sélectionné ce statut. L’autre personne vous voit déconnecté, même si vous êtes en ligne. L’autre personne ne peut faire  la distinction entre le statut volontaire ou le fait que vous soyez réellement déconnecté. Le contact n’est pas connecté ou ne désire pas partager son statut de présence.
Pas d’icône Vous ne voyez pas le statut de la personne.

Article publié dans Utiliser Keyyo Phone.

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