Actualités

Combinés Spectralink

Keyyo référence par défaut les combinés Spectralink 7502 destiné à un environnement de bureaux et 7622 destiné aux environnements plus exigeants (ateliers, entrepôts, etc.).
Pour un besoin spécifique (par exemple environnement médical), veuillez nous contacter.

Pour plus de détails, veuillez télécharger les guides constructeur :

Association au Server

Pour l’installation d’une solution Spectralink et notamment l’association d’un combiné au Server, veuillez consulter le guide de démarrage rapide.

Choix de la langue

Par défaut, les combinés sont en anglais.
Pour changer la langue, depuis l’écran principal, allez dans Menu >Settings >Advanced > Language.

Accès au répertoire d’entreprise

Depuis l’écran principal, appuyez sur la flèche du haut du pavé directionnel.
Vous pouvez alors faire défiler les contacts ou bien effectuer une recherche : tapez simplement le début de l’intitulé du contact (prénom, par défaut) sans appui multiple sur les touches du clavier numérique.

Une fois le contact trouvé, sélectionnez-le afin d’obtenir ses informations :

  • Nom complet
  • Numéro de téléphone de travail
  • Numéro de téléphone mobile
  • Numéro de téléphone du domicile
  • Adresse e-mail

Si vous souhaitez appeler le contact, il suffit de sélectionner le numéro adéquat et appuyer sur la touche d’appel .

Mode main-libre / Haut-parleur

En cours d’appel, appuyez sur “Options” et sélectionnez “HP on”.
Pour désactiver l’option, appuyez de nouveau sur “Options” et sélectionnez “HP off”.

Double appel

En cours d’appel :

  • Si vous recevez un deuxième appel, vous pouvez le rejeter ou l’accepter. Si vous l’acceptez, le premier appel est automatiquement mis en attente.
  • Vous pouvez également démarrer un autre appel sortant. Pour cela, appuyez sur “Options” et sélectionnez “Nouvel appel” ; le premier appel est alors automatiquement mis en attente. Composez ensuite le numéro souhaité ou effectuez une recherche dans l’annuaire d’entreprise (flèche du haut du pavé directionnel).

En cas de double appel, pour basculer d’un appel à l’autre, utilisez la touche R.

Mise en attente

Pour mettre en attente un appel en cours, au choix :

  • Appuyez sur “Options” et sélectionnez “Attente” ; dans ce cas, pour reprendre l’appel, appuyez sur “Reprend.”.
  • Appuyez sur la touche R ; dans ce cas, pour reprendre l’appel, appuyez de nouveau sur la touche R.

Transferts

Pour effectuer un transfert :

  1. Commencez par mettre en attente le premier appel (voir paragraphe précédent).
  2. Choisissez ensuite le destinataire du transfert en composant son numéro ou par une recherche dans l’annuaire d’entreprise (flèche du haut du pavé directionnel).
  3. Effectuez alors, au choix :
    • un transfert dit aveugle ou silencieux, pour mettre en relation directement le premier correspondant avec le destinataire, en appuyant sur “Transf”.
    • un transfert dit accompagné, pour vous entretenir avec le destinataire (démarrez normalement ce second appel ; le premier appel est alors automatiquement mis en attente) ; si le destinataire accepte le transfert, appuyez sur “Transf”, sinon raccrochez (si le destinataire raccroche avant vous, il vous suffit de reprendre le premier appel).

Pour plus de détails, veuillez télécharger les guides constructeur :

Publié le par Cedric Duclos

Spectralink : Guide de démarrage rapide

Afin de découvrir les différentes bornes Spectralink, veuillez consulter cet article.

Branchement d’un Server 200/400

Si le réseau local de votre entreprise est compatible PoE (Power over the Ethernet), il suffit de connecter un câble Ethernet au port “ETH” du Server et de le relier au réseau.
Sinon, connectez en plus l’alimentation fournie au port “8V DC” et branchez-là sur une une prise électrique.
Patientez alors quelques minutes jusqu’à ce que le voyant de la borne soit vert fixe.

Remarque : une fois la solution installée, si un appel est en cours sur le Server, le voyant clignote en vert.

Branchement d’une Base Station

Pour rappel, il n’est possible d’associer une base fille appelée “Base Station” uniquement à une borne mère appelée “Server 400″.

IMPORTANT : avant de brancher physiquement une Base Station, il faut autoriser l’ajout de nouvelles bornes filles sur le Server 400 depuis le Manager : Configurer >Equipements >Server 400 >Maintenance.

Une fois l’ajout de bornes filles autorisé sur le Server 400, si le réseau local de votre entreprise est compatible PoE (Power over the Ethernet), il suffit de connecter un câble Ethernet au port “ETH” de la Base Station et de la relier au réseau.
Sinon, connectez en plus l’alimentation fournie au port “8V DC” et branchez-là sur une une prise électrique.
Patientez alors quelques minutes jusqu’à ce que le voyant de la borne soit vert fixe.

Remarque : une fois la solution installée, si un appel est en cours sur une Base Station, le voyant clignote en vert.

Association d’un combiné

IMPORTANT : avant d’associer un combiné à un Server 200 ou 400, vérifiez depuis le Manager que son IPEI(1) est bien présent dans la configuration du Server : Configurer >Equipements >Server 400 >Combinés. Sinon, ajoutez-le pour le service souhaité.

(1) L’IPEI est le numéro à 12 chiffres d’un combiné qui est disponible soit sur son emballage soit depuis l’interface du combiné lui-même :

  • en français, Menu >Etat >Info. générales
  • en anglais, Menu >Status >General information

Une fois la présence de l’IPEI du combiné confirmée dans la configuration du Server, depuis le combiné :

    S’il s’agit de son premier démarrage (n’oubliez pas de retirer le film plastique de la batterie), appuyez simplement sur “OK”.
    Sinon :

    • en français, Menu >Réglages >Avancés >Login >Créer con. : rech. puis sélectionnez l’ARI(2) du Server et confirmez (aucun code à saisir).
    • en anglais, Menu >Settings >Advanced >Login >Create login: search
    • then select the Server ARI(2) and confirm (no code to enter).

(2) L’ARI est le numéro d’identification du Server qui est disponible soit sur son emballage soit au dos du boîtier.

Pour plus d’informations sur l’utilisation des combinés Spectralink, veuillez consulter cet article.

Publié le par Cedric Duclos

Bornes Spectralink : Server 200, Server 400, Server 6500 et Base Station

Il existe différentes bornes Spectralink :

Pour l’installation d’une solution Spectralink, veuillez consulter le guide de démarrage rapide.

Server 200

Le Server 200 est la référence unique de la solution IP-DECT mono-borne (il n’est pas possible d’associer de bornes filles).
Il supporte jusqu’à 12 combinés et permet 6 appels simultanés*.

Server 400

Le Server 400 joue à la fois les rôles de serveur IP et de borne mère DECT.
Il supporte jusqu’à 60 combinés et permet 24 appels simultanés*.

Base Station

Une Base Station est une borne fille DECT à associer au Server 400 ou au Server 6500 afin d’étendre la couverture de la solution.

Remarque : Server 6500

Dans le cas où plus de 60 combinés sont nécessaires, il existe une solution multi-bornes au-dessus du Server 400 : le Server 6500.

Le Server 6500 joue uniquement le rôle de serveur IP et nécessite au moins une Base Station.
Veuillez nous contacter pour plus de détails.

* Un appel entre deux combinés équivaut à 2 appels simultanés.

Publié le par Cedric Duclos

Option d’enregistrement des appels

Pour découvrir l’option d’enregistrement des appels, veuillez consulter le site keyyo.com à cette adresse.

Remarque : tous les utilisateurs peuvent enregistrer leurs appels sortants, appel par appel, depuis le Callpad. Pour plus de détails, veuillez consulter cet article.

Législation

Dans le cadre de l’enregistrement des appels, il est de votre responsabilité de respecter les obligations légales en vigueur et notamment l’information des personnes enregistrées et le droit d’opposition à l’enregistrement.

Généralités

L’espace de stockage mis à disposition dans le cadre de l’option est réservé au stockage de vos fichiers d’enregistrements, qui sont au format MP3 (16 Kbits/s), et sa capacité dépend du nombre d’options activées sur votre compte (1 Go par service avec l’option activée).
Si la capacité de stockage est dépassée, de l’espace additionnel sera facturé automatiquement en complément, au tarif en vigueur.

Information des personnes enregistrées

Numéros d’accueil

Depuis le Manager, rendez-vous dans la configuration du service puis sélectionnez le profil souhaité et choisissez un prédécroché pour l’appelant : l’annonce définie est jouée à l’appelant lors de chaque appel entrant transitant par le profil.

Lignes fixes et mobiles

Depuis le Manager, rendez-vous dans la configuration du service puis sélectionnez Paramètres avancés >Enregistrement d’appels afin de définir des annonces qui seront jouées lors de chaque appel entrant et/ou sortant.

Remarque : les fichiers audio sont ceux de la catégorie “Prédécroché”.

Appel entrant : annonce jouée à l’appelant

L’annonce définie est jouée à l’appelant lors de chaque appel entrant sur la ligne.
Le poste appelé sonne une fois l’annonce jouée.

Appel sortant : annonce jouée à l’appelé

L’annonce définie est jouée à l’appelé lors de chaque appel sortant sur la ligne.
La connexion de l’appel a lieu une fois l’annonce jouée.

Remarque : pour un appel vers le réseau public, durant la lecture de l’annonce, il n’y a plus de tonalité côté appelant.

Désactivation et droit d’opposition

En cours d’appel

Afin d’interrompre l’enregistrement d’un appel en cours avec un interlocuteur en mesure d’exercer son droit d’opposition, il vous suffit de composer #0 (touche [dièse] puis touche [zéro]).

Générale

Pour désactiver totalement l’enregistrement des appels sur un service, depuis le Manager, rendez-vous dans la configuration du service puis sélectionnez Paramètres avancés >Enregistrement d’appels.

Probabilité d’enregistrement

Pour définir la probabilité d’enregistrement, depuis le Manager, rendez-vous dans la configuration du service puis sélectionnez Paramètres avancés >Enregistrement d’appels.

Elle est définie par défaut à 100 % : tous les appels sont donc enregistrés.
La probabilité d’enregistrement s’applique pour chaque appel, que le précédent ait été enregistré ou non : si elle est par exemple définie à 80 %, chaque appel a une probabilité de 80 % d’être enregistré.

Accès aux fichiers

Depuis le Manager

Les enregistrements sont disponibles directement dans le Manager, aussi bien en lecture qu’en téléchargement.
Ils sont disponibles service par service depuis l’onglet “Gérer” du service, pour tous les services enregistrés depuis l’onglet “Gérer” du service de stockage (catégorie “Autres services”), dans la section “Enregistrements des appels” avec un filtre par date (jour J par défaut).

Depuis le FTP

L’accès au FTP peut se faire soit :

  • Directement depuis un navigateur Internet en saisissant l’URL suivante :
    ftp://cr-custid:password@ftp.keyyo.com
  • (custid étant le numéro de votre compte client)

  • Avec un client FTP tel que FileZilla dans lequel il suffit de saisir les éléments suivants :
    • Hôte : ftp.keyyo.com
    • Identifiant : cr-custid (custid étant le numéro de votre compte client)
    • Mot de passe : password (disponible dans le Manager depuis l’onglet “Configurer” du service de stockage dans la catégorie “Autres services”)
    • Port : 21
Publié le par Cedric Duclos

Paramétrer une messagerie vocale depuis Manager

Communications Manager est l’interface qui vous permet de gérer l’ensemble de vos lignes et services Keyyo.
Dans cette vidéo, découvrez comment paramétrer une messagerie vocale.

Pour plus de vidéos, consultez le site web.

Publié le par Cedric Duclos

Manager : Gestion des sites

Gérer les sites

Si vous disposez de la permission* “Gérer les sites”, cliquez sur Gérer depuis le menu latéral pour accéder à la gestion des sites.

Vous pouvez alors :

  • Créer des sites
  • Créer des sous-sites (un sous-site peut lui-même avoir des sous-sites)
  • Renommer ces sites et sous-sites
  • Visualiser les services rattachés à ces sites et sous-sites
  • Supprimer un site ou un sous-site s’il n’y a pas de service ou équipement rattaché

Accéder aux ressources des sites

En tant qu’utilisateur, vous avez accès aux services et équipements rattachés aux sites et sous-sites autorisés par votre administrateur.

Si vous disposez vous-même de la permission* “Gérer les accès utilisateurs”, vous pouvez définir si un rôle personnalisé a accès, au choix :

  • A tous les sites y compris le site par défaut (autorisez la permission “Accéder aux ressources des sites” et sélectionnez “Tous (aucune restriction)” pour les Sites)
  • A une liste de sites donnés en plus du site par défaut (autorisez la permission “Accéder aux ressources des sites” et sélectionnez les sites souhaités)
  • Uniquement au site par défaut (refusez la permission “Accéder aux ressources des sites”)

Affecter un site

Pour les sites auxquels vous avez accès, et si vous avez les permissions* adéquates sur les services et les équipements, vous pouvez accéder à ces ressources.

Si vous disposez de la permission* “Gérer les sites”, vous pouvez alors changer le site auquel le service ou l’equipement est rattaché.

keyyo-manager-manage-service-site-edit

* Contactez votre administrateur si nécessaire au sujet de la gestion des accès.

Publié le par Cedric Duclos

Manager : Notifications d’évènements

Des notifications sont affichées sur votre Manager lorsqu’un événement mérite votre attention.

Différentes notifications peuvent être affichées :

  • Commandes en cours
  • Tickets ouverts
  • Déploiements à venir
  • Appels à factures
  • Dépassement d’encours
  • Recouvrement

Chacune de ces notifications est cliquable afin d’obtenir plus de détails et d’effectuer les éventuelles actions nécessaires.

Publié le par Cedric Duclos

Manager : Suivi des déploiements

Le suivi des déploiements est intégré dans votre Manager.

Lorsque vous avez un ou plusieurs déploiements à venir, une notification est affichée dans le bloc “Evènements” du tableau de bord.

Lorsque vous cliquez dessus, ou à tout moment depuis la section latérale “Store”, vous pouvez accéder à la liste de vos déploiements à venir mais aussi passés.

Les déploiements suivants sont listés :

  • Portabilité fixe
  • Portabilité mobile
  • Déploiement de lien
  • Intervention sur site

Vous pouvez obtenir plus d’informations sur un déploiement en cliquant sur “Détails”, par exemple :

Remarque : la permission “Voir les déploiements” est nécessaire pour cette fonctionnalité.

Publié le par Cedric Duclos

Manager : Intégration des tickets de support

Le support par tickets est intégré dans votre Manager.

Lorsque vous avez un ou plusieurs tickets ouverts, une notification est affichée dans le bloc “Evènements” du tableau de bord.

keyyo-manager-notifications-tickets

Lorsque vous cliquez dessus, ou à tout moment depuis la section latérale “Echanger”, vous pouvez accéder à la liste de vos tickets ouverts mais également fermés.

Vous pouvez à tout moment contacter les équipes Keyyo en ajoutant un message à un ticket ou en créant un nouveau.

Remarques :

  • Lorsque vous ajoutez un message à un ticket, vous pouvez attacher jusqu’à 3 pièces jointes de 2 Mo chacune.
  • La permission “Accéder aux tickets” est nécessaire pour l’intégration des tickets de support.
Publié le par Cedric Duclos

Configurer un numéro d’accueil en file d’attente depuis Manager

Un numéro d’accueil est un numéro permettant d’effectuer le routage des appels entrants vers une ou plusieurs destinations.

Lors d’un appel entrant, la file d’attente permet de faire patienter vos correspondants dans une “file”, puis de distribuer les appels en fonction des règles de routage définies. Ainsi, vous êtes en mesure de diriger chaque appel vers la personne qui sera la plus à même de répondre à la demande. Les règles de routage peuvent en effet prendre en compte les compétences de vos collaborateurs, mais aussi leur disponibilité à un instant T.

Communications Manager est l’interface qui vous permet de gérer l’ensemble de vos lignes et services Keyyo.

Vidéo

Dans cette vidéo, découvrez comment configurer un numéro d’accueil en File d’attente.

Pour plus de vidéos, consultez le site web.

Tutoriel pas-à-pas

Pour configurer un numéro d’accueil en file d’attente, connectez-vous à votre Manager.

Rendez-vous alors dans la configuration du service (Configurer >Numéros d’accueil) où vous pouvez créer différents profils de routage.
Vous pouvez également configurer des règles horaires ; pour en savoir plus, consultez cet article.

Pour tout profil, choisissez le type :

Etape 1

Sélectionnez le type “File d’attente“.

Etape 2

Définissez alors la configuration générale du numéro d’accueil, celle-ci est indépendante du routage.

Prédécroché pour l’appelant :

Un prédécroché pour l’appelant permet, par exemple, de diffuser un message d’information sur la société.

Remarques :

  • En l’absence de prédécroché, si l’appel provient du réseau publique, l’opérateur émetteur peut limiter la durée de sonnerie.
  • Un prédécroché est également nécessaire pour jouer la musique d’attente du profil s’il ne s’agit pas du niveau d’entrée du numéro d’accueil.

Musique d’attente personnalisée :

Avec ce paramètre, faites patienter vos correspondants avec une annonce d’attente personnalisée pendant la redirection vers les lignes associées.

Remarques :

  • Une fois l’appel pris, cette annonce est également jouée lors d’une mise en attente. Si aucune annonce n’est définie, l’annonce par défaut est jouée.
  • Si le profil n’est pas le niveau d’entrée du numéro d’accueil, vous devez définir un prédécroché pour que l’annonce d’attente personnalisée du profil soit jouée.

Prédécroché pour l’appelé :

Un prédécroché pour l’appelé permet, par exemple, d’indiquer à l’agent réceptionnant l’appel le profil du numéro d’accueil joué et donc d’adapter son discours.

Remarque : ce message de prédécroché est joué à l’appelé lors de chaque distribution d’un appel entrant.

Confirmation de prise en charge :

Une fois ce paramètre activé, lors de la distribution d’un appel entrant vers une destination, l’agent doit confirmer la prise en charge de l’appel par un appui sur la touche étoile [*].
S’il saisit une autre touche ou s’il raccroche (l’agent peut donc refuser un appel, par exemple, pour lequel il n’a pas les compétences), le scénario du profil se poursuit.

Remarques :

  • En l’absence d’un message de prédécroché pour l’appelé, un message générique est joué.
  • La durée passée en confirmation de prise en charge est considérée comme temps de sonnerie.

Etape 3

Définissez les paramètres de la file d’attente et de routage.

IMPORTANT : un agent est dit disponible si,

  • son téléphone est connecté et fonctionnel,
  • les appels provenant d’un numéro d’accueil vers sa ligne sont autorisés(1) (cas par défaut ; voir le paramétrage du service associé si nécessaire),
  • il n’est pas déjà en communication (appel issu de la file d’attente ou appel externe y compris sortant),
  • il n’est pas au repos (voir plus bas “Délai de repos”).

(1) Remarques :

  • Un agent ne désirant pas ou ne pouvant pas du tout recevoir d’appels doit avoir la distribution des appels provenant d’un numéro d’accueil désactivée sur sa ligne.
  • Ne pas utiliser la fonctionnalité “NPD” (Ne Pas Déranger) du poste de téléphone pour cela car l’agent sera tout de même vu comme disponible et recevra donc des appels.
  • S’il s’agit d’une situation prévue et/ou régulière, il est également possible d’utiliser les profils de numéros d’accueil pour avoir un profil sans cet agent.

Taille de la file :

La file d’attente peut contenir de 1 à 10 appels.
Au-delà de la valeur définie, tout nouvel appel est rejeté en occupation.

Remarque : un appel distribué ne fait plus partie de la file.

Délai de repos :

Ce paramètre peut être pour l’agent un temps de repos (ex. quelques secondes) ou dédié à la rédaction d’une note par exemple (jusqu’à 4 minutes).

Remarque :

  • Un agent est au repos après tout appel issu de la file d’attente ou un appel externe y compris sortant.
  • Aucun appel issu de la file d’attente n’est distribué à un agent au repos.
  • Un agent au repos reçoit les appels externes.

Durée de sonnerie maximale :

La durée de sonnerie maximale limite la durée de sonnerie de chaque ligne avant de passer à la ligne suivante en respectant le routage.

Lignes associées :

Avec le type d’attente, il est possible d’ajouter en destination uniquement des lignes internes.

Priorités :

L’appel est toujours distribué en priorité à l’un des agents disponibles dans la priorité la plus haute (priorité la plus haute = 1) avant de passer à la priorité inférieure (priorité la plus basse = 5).

Mode :

Dans les deux modes, les appels sont distribués aux agents disponibles en respectant les priorités définies.

Dans le cas ou des agents disponibles ont la même priorité :

  • avec le mode “Inactivité”, l’appel est distribué à l’agent avec la plus longue période d’inactivité.
  • avec le mode “Aléatoire”, l’appel est distribué de manière aléatoire à l’un des agents.

Poids :

Avec le mode “Aléatoire”, il est possible d’influer sur la probabilité de toucher un agent spécifique à l’aide d’une pondération (poids le plus fort = 5 ; poids le plus faible = 1).

Remarque : si le poids sur un agent A est de 3 et celui sur un agent B de 1, statistiquement, après un grand nombre d’appels, l’agent A aura reçu 3 fois plus d’appels que l’agent B.

Limitations

  • Il n’est pas possible d’autoriser les renvois sur les lignes des agents ; en revanche, les renvois vers le numéro de secours sont toujours suivis.
  • Il n’y a pas de limite du temps d’attente dans la file.
  • Il n’est pas possible de définir une messagerie vocale en fin de scénario.
Publié le par Cedric Duclos