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Paramétrer une messagerie vocale depuis Manager

Communications Manager est l’interface qui vous permet de gérer l’ensemble de vos lignes et services Keyyo.
Dans cette vidéo, découvrez comment paramétrer une messagerie vocale.

Pour plus de vidéos, consultez le site web.

Publié le par Cedric Duclos

Manager : Gestion des sites

Gérer les sites

Si vous disposez de la permission* “Gérer les sites”, cliquez sur Gérer depuis le menu latéral pour accéder à la gestion des sites.

Vous pouvez alors :

  • Créer des sites
  • Créer des sous-sites (un sous-site peut lui-même avoir des sous-sites)
  • Renommer ces sites et sous-sites
  • Visualiser les services rattachés à ces sites et sous-sites
  • Supprimer un site ou un sous-site s’il n’y a pas de service ou équipement rattaché

Accéder aux ressources des sites

En tant qu’utilisateur, vous avez accès aux services et équipements rattachés aux sites et sous-sites autorisés par votre administrateur.

Si vous disposez vous-même de la permission* “Gérer les accès utilisateurs”, vous pouvez définir si un rôle personnalisé a accès, au choix :

  • A tous les sites y compris le site par défaut (autorisez la permission “Accéder aux ressources des sites” et sélectionnez “Tous (aucune restriction)” pour les Sites)
  • A une liste de sites donnés en plus du site par défaut (autorisez la permission “Accéder aux ressources des sites” et sélectionnez les sites souhaités)
  • Uniquement au site par défaut (refusez la permission “Accéder aux ressources des sites”)

Affecter un site

Pour les sites auxquels vous avez accès, et si vous avez les permissions* adéquates sur les services et les équipements, vous pouvez accéder à ces ressources.

Si vous disposez de la permission* “Gérer les sites”, vous pouvez alors changer le site auquel le service ou l’equipement est rattaché.

keyyo-manager-manage-service-site-edit

* Contactez votre administrateur si nécessaire au sujet de la gestion des accès.

Publié le par Cedric Duclos

Manager : Notifications d’évènements

Des notifications sont affichées sur votre Manager lorsqu’un événement mérite votre attention.

Différentes notifications peuvent être affichées :

  • Commandes en cours
  • Tickets ouverts
  • Déploiements à venir
  • Appels à factures
  • Dépassement d’encours
  • Recouvrement

Chacune de ces notifications est cliquable afin d’obtenir plus de détails et d’effectuer les éventuelles actions nécessaires.

Publié le par Cedric Duclos

Manager : Suivi des déploiements

Le suivi des déploiements est intégré dans votre Manager.

Lorsque vous avez un ou plusieurs déploiements à venir, une notification est affichée dans le bloc “Evènements” du tableau de bord.

Lorsque vous cliquez dessus, ou à tout moment depuis la section latérale “Store”, vous pouvez accéder à la liste de vos déploiements à venir mais aussi passés.

Les déploiements suivants sont listés :

  • Portabilité fixe
  • Portabilité mobile
  • Déploiement de lien
  • Intervention sur site

Vous pouvez obtenir plus d’informations sur un déploiement en cliquant sur “Détails”, par exemple :

Remarque : la permission “Voir les déploiements” est nécessaire pour cette fonctionnalité.

Publié le par Cedric Duclos

Manager : Intégration des tickets de support

Le support par tickets est intégré dans votre Manager.

Lorsque vous avez un ou plusieurs tickets ouverts, une notification est affichée dans le bloc “Evènements” du tableau de bord.

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Lorsque vous cliquez dessus, ou à tout moment depuis la section latérale “Echanger”, vous pouvez accéder à la liste de vos tickets ouverts mais également fermés.

Vous pouvez à tout moment contacter les équipes Keyyo en ajoutant un message à un ticket ou en créant un nouveau.

Remarques :

  • Lorsque vous ajoutez un message à un ticket, vous pouvez attacher jusqu’à 3 pièces jointes de 2 Mo chacune.
  • La permission “Accéder aux tickets” est nécessaire pour l’intégration des tickets de support.
Publié le par Cedric Duclos

Configurer un numéro d’accueil en file d’attente depuis Manager

Un numéro d’accueil est un numéro permettant d’effectuer le routage des appels entrants vers une ou plusieurs destinations.

Lors d’un appel entrant, la file d’attente permet de faire patienter vos correspondants dans une “file”, puis de distribuer les appels en fonction des règles de routage définies. Ainsi, vous êtes en mesure de diriger chaque appel vers la personne qui sera la plus à même de répondre à la demande. Les règles de routage peuvent en effet prendre en compte les compétences de vos collaborateurs, mais aussi leur disponibilité à un instant T.

Communications Manager est l’interface qui vous permet de gérer l’ensemble de vos lignes et services Keyyo.

Vidéo

Dans cette vidéo, découvrez comment configurer un numéro d’accueil en File d’attente.

Pour plus de vidéos, consultez le site web.

Tutoriel pas-à-pas

Pour configurer un numéro d’accueil en file d’attente, connectez-vous à votre Manager.

Rendez-vous alors dans la configuration du service (Configurer >Numéros d’accueil) où vous pouvez créer différents profils de routage.
Vous pouvez également configurer des règles horaires ; pour en savoir plus, consultez cet article.

Pour tout profil, choisissez le type :

Etape 1

Sélectionnez le type “File d’attente“.

Etape 2

Définissez alors la configuration générale du numéro d’accueil, celle-ci est indépendante du routage.

Prédécroché pour l’appelant :

Un prédécroché pour l’appelant permet, par exemple, de diffuser un message d’information sur la société.

Remarques :

  • En l’absence de prédécroché, si l’appel provient du réseau publique, l’opérateur émetteur peut limiter la durée de sonnerie.
  • Un prédécroché est également nécessaire pour jouer la musique d’attente du profil s’il ne s’agit pas du niveau d’entrée du numéro d’accueil.

Musique d’attente personnalisée :

Avec ce paramètre, faites patienter vos correspondants avec une annonce d’attente personnalisée pendant la redirection vers les lignes associées.

Remarques :

  • Une fois l’appel pris, cette annonce est également jouée lors d’une mise en attente. Si aucune annonce n’est définie, l’annonce par défaut est jouée.
  • Si le profil n’est pas le niveau d’entrée du numéro d’accueil, vous devez définir un prédécroché pour que l’annonce d’attente personnalisée du profil soit jouée.

Prédécroché pour l’appelé :

Un prédécroché pour l’appelé permet, par exemple, d’indiquer à l’agent réceptionnant l’appel le profil du numéro d’accueil joué et donc d’adapter son discours.

Remarque : ce message de prédécroché est joué à l’appelé lors de chaque distribution d’un appel entrant.

Confirmation de prise en charge :

Une fois ce paramètre activé, lors de la distribution d’un appel entrant vers une destination, l’agent doit confirmer la prise en charge de l’appel par un appui sur la touche étoile [*].
S’il saisit une autre touche ou s’il raccroche (l’agent peut donc refuser un appel, par exemple, pour lequel il n’a pas les compétences), le scénario du profil se poursuit.

Remarques :

  • En l’absence d’un message de prédécroché pour l’appelé, un message générique est joué.
  • La durée passée en confirmation de prise en charge est considérée comme temps de sonnerie.

Etape 3

Définissez les paramètres de la file d’attente et de routage.

IMPORTANT : un agent est dit disponible si,

  • son téléphone est connecté et fonctionnel,
  • les appels provenant d’un numéro d’accueil vers sa ligne sont autorisés(1) (cas par défaut ; voir le paramétrage du service associé si nécessaire),
  • il n’est pas déjà en communication (appel issu de la file d’attente ou appel externe y compris sortant),
  • il n’est pas au repos (voir plus bas “Délai de repos”).

(1) Remarques :

  • Un agent ne désirant pas ou ne pouvant pas du tout recevoir d’appels doit avoir la distribution des appels provenant d’un numéro d’accueil désactivée sur sa ligne.
  • Ne pas utiliser la fonctionnalité “NPD” (Ne Pas Déranger) du poste de téléphone pour cela car l’agent sera tout de même vu comme disponible et recevra donc des appels.
  • S’il s’agit d’une situation prévue et/ou régulière, il est également possible d’utiliser les profils de numéros d’accueil pour avoir un profil sans cet agent.

Taille de la file :

La file d’attente peut contenir de 1 à 10 appels.
Au-delà de la valeur définie, tout nouvel appel est rejeté en occupation.

Remarque : un appel distribué ne fait plus partie de la file.

Délai de repos :

Ce paramètre peut être pour l’agent un temps de repos (ex. quelques secondes) ou dédié à la rédaction d’une note par exemple (jusqu’à 4 minutes).

Remarque :

  • Un agent est au repos après tout appel issu de la file d’attente ou un appel externe y compris sortant.
  • Aucun appel issu de la file d’attente n’est distribué à un agent au repos.
  • Un agent au repos reçoit les appels externes.

Durée de sonnerie maximale :

La durée de sonnerie maximale limite la durée de sonnerie de chaque ligne avant de passer à la ligne suivante en respectant le routage.

Lignes associées :

Avec le type d’attente, il est possible d’ajouter en destination uniquement des lignes internes.

Priorités :

L’appel est toujours distribué en priorité à l’un des agents disponibles dans la priorité la plus haute (priorité la plus haute = 1) avant de passer à la priorité inférieure (priorité la plus basse = 5).

Mode :

Dans les deux modes, les appels sont distribués aux agents disponibles en respectant les priorités définies.

Dans le cas ou des agents disponibles ont la même priorité :

  • avec le mode “Inactivité”, l’appel est distribué à l’agent avec la plus longue période d’inactivité.
  • avec le mode “Aléatoire”, l’appel est distribué de manière aléatoire à l’un des agents.

Poids :

Avec le mode “Aléatoire”, il est possible d’influer sur la probabilité de toucher un agent spécifique à l’aide d’une pondération (poids le plus fort = 5 ; poids le plus faible = 1).

Remarque : si le poids sur un agent A est de 3 et celui sur un agent B de 1, statistiquement, après un grand nombre d’appels, l’agent A aura reçu 3 fois plus d’appels que l’agent B.

Limitations

  • Il n’est pas possible d’autoriser les renvois sur les lignes des agents ; en revanche, les renvois vers le numéro de secours sont toujours suivis.
  • Il n’y a pas de limite du temps d’attente dans la file.
  • Il n’est pas possible de définir une messagerie vocale en fin de scénario.
Publié le par Cedric Duclos

Utiliser un adaptateur téléphonique Obihai en Wi-Fi

Prérequis :

  • Un adaptateur téléphonique OBi300 ou OBi302
  • Un dongle Wi-Fi OBiWiFi5G
  • Les identifiants de connexion au réseau Wi-Fi
  • Un accès à configuration des équipements sur le Manager

Etape 1 : Branchez le dongle Wi-Fi dans le port USB de l’adaptateur et connectez ce dernier à votre réseau en Ethernet (voir l’article sur l’installation).

Etape 2 : Configuration du Wi-Fi

  1. Connectez-vous au Manager
  2. Rendez-vous dans la configuration de l’adaptateur (“Configurer” >”Equipements” >”Téléphonie fixe”)
  3. Accédez à la section “Wi-Fi”
  4. Activez le Wi-Fi et saisissez les identifiants (SSID et mot de passe) du point d’accès Wi-Fi sur lequel l’adaptateur va se connecter
  5. Enregistrez les paramètres

L’adaptateur redémarre alors, patientez.
Une fois le redémarrage terminé, vous pouvez déconnecter le câble Ethernet et utiliser l’adaptateur en Wi-Fi.

Publié le par Cedric Duclos

Keyyo for Skype (Keyyo4Skype)

Application disponible en beta

Prérequis

  • Windows 7 SP1, 8.1 ou 10
  • .NET Framework 4.5 minimum (la version 4.6 doit déjà être présente sur Windows 7 SP1, et 4.7 sur Windows 10)
  • Skype for Business 2015 ou 2016
  • Keyyo Update (plus d’informations)

Installation

Installez l’application Keyyo for Skype depuis le Manager sur la station de travail de l’utilisateur (plus d’informations).

Remarque : si l’application n’est pas présente, veuillez contacter le Service Client.

Démarrage

Si Skype for Business était en cours d’exécution pendant l’installation, veuillez relancer Skype for Business.
Ensuite, il est nécessaire de lancer une première fois l’application Keyyo for Skype manuellement en cliquant sur son icon depuis le lanceur d’applications Keyyo Apps.

Pour les démarrages suivants, par défaut, l’application Keyyo for Skype est lancée automatiquement au démarrage du PC.
Vous pouvez changer cela en faisant un clic droit sur l’icon de l’application depuis le lanceur d’applications.

Fonctionnement

Lancement d’un appel

Choisissez un contact puis effectuez un clic-droit et cliquez sur “Appeler depuis ma ligne Keyyo​”.

Une fenêtre apparaît alors :

  1. Si le contact possède plusieurs numéros de téléphone, choisissez-en un ; si le contact ne possède qu’un seul numéro de téléphone, celui-ci est présélectionné.
  2. Par défaut, l’option “Décrochage automatique​” est activée et l’appel sortant sera automatiquement lancé depuis le téléphone ; vous pouvez désactiver cette option pour que l’appel soit lancé depuis votre téléphone en décrochant le combiné.
  3. Cliquer enfin sur “Appeler​”.

Remarques :

  • Vous pouvez aussi appeler un nouveau numéro depuis le champs de recherche de Skype for Business.
  • Un message d’alerte est affiché si le contact choisi ne possède aucun numéro de téléphone.

Réception d’un appel

Lors d’un appel entrant sur la ligne Keyyo, une fenêtre apparaît dans le coin de votre bureau contenant la photo du contact (si elle existe), son nom (si le numéro est reconnu, sinon le numéro est affiché) et son numéro de téléphone.

Vous pouvez alors :

  • Décrocher ​l’appel sur votre téléphone (à distance).
  • Rejeter ​l’appel en renvoyant l’appelant vers votre messagerie vocale.

Appel(s) en cours

Lors de tout appel en cours, le statut Skype devient “Occupé(e)” (“Busy”). Il reprend le statut précédent à la fin de l’appel.

Informations complémentaires :

  • Le numéro de téléphone saisi dans le clavier Skype doit être au format 33123456789 ou +33123456789 (format supporté par Skype).
  • L’application est disponible en Français et en Anglais, suivant la langue du système.
Publié le par Cedric Duclos

Comment se passer du [0] (zéro) pour sortir depuis une ligne fixe

Par défaut :

  • depuis une ligne fixe, les lignes internes sont directement accessibles par leur numéro court et la touche [0] (zéro) est nécessaire pour joindre l’extérieur.
  • depuis une ligne mobile(1), l’extérieur est joignable directement et la touche [*] (étoile) est nécessaire pour joindre les lignes internes par leur numéro court.

Il est possible de modifier ce comportement depuis le Manager.
Pour cela, rendez-vous dans la configuration de la ligne et accédez à la section “Expert” ( dans “Paramètres avancés” pour une ligne fixe) :

Ainsi, en choisissant “Plan de numérotation public” pour une ligne fixe, l’utilisateur n’aura plus à composer le [0] (zéro) pour sortir. En revanche, pour joindre les lignes internes par leur numéro court, il devra composer [*] (étoile) avant le numéro court.

Remarque : à ce jour, pour une ligne mobile(1) avec le plan de numérotation privé, il n’est pas nécessaire de faire [*] (étoile) pour les numéros courts internes ; de même il n’est pas non plus nécessaire de faire [0] (zéro) pour sortir.

(1) Avec option “Standard mobile”.

Publié le par Cedric Duclos

Signature électronique d’un devis

La signature électronique Keyyo est une solution permettant de garantir l’intégrité d’un document électronique et d’en authentifier l’auteur.
Elle permet de valider des devis sans avoir à les imprimer et les signer par écrit.

Vous pouvez ainsi être invité à signer électroniquement un devis par un email de la part de Keyyo contenant un lien vers le devis en ligne.

Remarque : avant d’accéder au devis en ligne, vous pouvez être amené à compléter les informations de votre entreprise (SIREN, adresse de facturation, etc.) et le moyen de paiement.

Une fois le devis accepté, pour le signer, il vous suffit de saisir le code envoyé par SMS au téléphone mobile indiqué.

Le devis signé, vous pouvez télécharger son PDF.

Publié le par Cedric Duclos